La période estivale est particulièrement propice à la fraude au virement. En cause ? Les absences, le télétravail plus répandu et des contrôles moins rigoureux. Les fraudeurs profitent de ces failles de sécurité pour s’immiscer dans la chaîne de paiement. D’ailleurs, les tentatives de fraude augmentent de 50% pendant les périodes de vacances.
Alors, comment éviter la fraude cet été ? Quelles mesures mettre en place pour bloquer ses conséquences parfois désastreuses ? Nos 5 conseils dans cet article.
1. Redoublez de vigilance et formez vos équipes
Période estivale ne doit pas rimer avec moins de vigilance, bien au contraire ! Il est essentiel que l’ensemble des employés soient bien informés des risques de fraude et des modes opératoires des fraudeurs.
C’est d’autant plus important que les escrocs redoublent d’ingéniosité grâce à l’utilisation de l’IA, des réseaux sociaux, et de technologies avancées. Les cybercriminels utilisent les ressources et informations glanées en ligne sur leurs victimes pour les cibler de manière très personnalisée et convaincante.
La solution ? Communiquer activement sur les risques de fraude, voire dispenser une formation additionnelle aux employés les plus concernés. Vous pouvez également réaliser des campagnes de sensibilisation au phishing pendant cette période. En envoyant de faux emails de phishing vous aurez un aperçu du niveau d’éducation de vos employés sur le sujet et pourrez répondre avec les mesures adaptées.
2. Repérez rapidement les signaux d’alerte
La fraude au virement – et la fraude en entreprise en règle générale – est reconnaissable à certains signes spécifiques qui doivent vous alerter immédiatement, particulièrement en cette période propice à la fraude. En voici quelques uns :
- Vous êtes contacté par une adresse email que vous ne connaissez pas ou qui ressemble à l’adresse email d’un expéditeur connu.
- Vous recevez un email qui contient de nombreuses fautes d’orthographe, de grammaire et un design amateur.
- Vous recevez un email dont le ton est particulièrement pressant et alarmiste et vous demande de réaliser une action précise rapidement.
- Vous recevez un email qui vous demande de partager des informations sensibles (bancaires, personnelles, etc).
- Vous recevez une demande de changement de RIB ou de versement bancaire d’un fournisseur à un moment inhabituel et imprévu.
Ces signaux doivent vous inciter à être prudents et à mener des recherches pour valider l’identité de l’expéditeur avant de continuer les interactions.
3. Séparez les tâches des équipes impliquées
Profitez de l’été pour renforcer vos dispositifs de contrôle interne en mettant en place la ségrégation des tâches.
La ségrégation des tâches permet de lutter contre les erreurs humaines et la fraude interne. Elle implique de séparer les fonctions des collaborateurs impliqués dans la chaîne de paiement et d’instaurer des protocoles comme le principe des 4 yeux. Par exemple, une personne responsable des relations avec les fournisseurs d’une entreprise ne peut pas également gérer les opérations de paiement liées à ces mêmes fournisseurs.
Le principe des 4 yeux garantit l’intervention d’au moins 2 personnes aux étapes clés de la chaîne de paiement. L’assurance de contrôles rigoureux et systématiques.
4. Vérifiez systématiquement les données de vos tiers
La fraude au virement est souvent réalisée grâce au changement de coordonnées bancaires et à l’usurpation d’identité. Le fraudeur se fait passer pour l’un de vos fournisseurs et vous envoie un email pour changer ses coordonnées bancaires. Vous effectuez le changement et versez le montant des prochaines factures sur le compte du fraudeur.
Il est donc essentiel de vérifier systématiquement et continuellement les informations bancaires des fournisseurs, en particulier en cas de demande de changement de RIB. A vous de vous assurer qu’il s’agit bien de votre vrai fournisseur qui souhaite changer ses coordonnées et pas d’un escroc. Le contrôle des données tiers doit aussi s’effectuer avant la campagne de paiement.
5. En cas d’attaque, réagissez rapidement
Si vous êtes victime d’une fraudchaque minute compte pour en limiter l’impact financier. Voici nos conseils et recommandations en cas de fraude dans votre entreprise :
- Alertez immédiatement votre banque afin de tenter de bloquer ou de rappeler les fonds.
- Le recall virement est rarement possible mais peut fonctionner en cas d’arnaque, si vous êtes assez rapide.
- Informez ensuite les autorités compétentes, comme la police ou la gendarmerie, et déposez plainte rapidement. Cela permettra d’ouvrir une enquête officielle et de faciliter la récupération de l’argent détourné.
- Notifiez la direction de votre entreprise : la direction juridique, les équipes concernées (finance, IT, conformité) et, selon les cas, votre assureur.
- Pensez à bien documenter l’incident, à sécuriser les systèmes impactés (changement de mot de passe, limitation des accès, etc), et à informer vos partenaires si nécessaire.
6. Utilisez une solution automatisée de prévention de la fraude
Maîtriser sa donnée tiers tout au long de la chaîne de paiement est quasiment impossible en se reposant uniquement sur des process manuels. Les contrôles manuels sont chronophages, faillibles et coûteux et ne sont pas un rempart efficace contre les arnaques.
A l’inverse, les solutions automatisées de lutte contre la fraude comme Trustpair contrôlent automatiquement les données tiers tout au long du processus P2P. Trustpair détecte les anomalies et bloque les paiements suspicieux, éradiquant ainsi tout risque de fraude. Vos équipes finance perdent moins de temps à des tâches chronophages et fastidieuses. Profitez de cette période estivale pour implémenter une solution automatisée de lutte contre la fraude ! Contactez l’un de nos experts dès maintenant.
