Dans un contexte de rationalisation des process des entreprises, la délégation de signature et de pouvoir s’impose comme un outil de simplification de la gouvernance. La centralisation des pouvoirs relève d’une approche traditionnelle et de plus en plus de sociétés utilisent des délégations de pouvoir – comme celui de la signature – pour s’en défaire. Elles peuvent alors répartir les responsabilités au sein de plusieurs services. Néanmoins, l’augmentation des acteurs disposant de pouvoirs spécifiques peut accroître les risques de fraude et d’escroquerie bancaire. Notamment lorsqu’il s’agit d’une délégation de signature ou de pouvoirs bancaires. Nos explications dans cet article !
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Qu’est-ce qu’une délégation de signature en entreprise ?
La délégation de signature: définition
La délégation de signature est une procédure administrative par laquelle une personne détenant une autorité, comme un directeur ou une directrice d’université ou un chef d’entreprise, confie à une autre personne, souvent un chef de service ou un membre du personnel, le droit de signer des documents en son nom. Ce mécanisme est crucial pour optimiser la gestion et les opérations au sein d’une organisation, en particulier quand le délégant ne peut pas être physiquement présent pour gérer toutes les tâches requises.
A noter que la délégation de signature mais n’entraîne pas de transfert de responsabilité au délégataire. En effet, aucun pouvoir n’est transféré au profit du délégataire. Il a seulement la faculté de signer des documents et actes précisés dans le contrat de délégation.
Les actes et documents signés par le délégataire sont réputés faits sous le contrôle et la vigilance du délégant (le dirigeant en principe). Il est alors responsable de ses actes et doit en assumer les conséquences.
Pourquoi faire une délégation de signature ?
Dans les entreprises, la délégation de signature peut s’avérer très utile. Elle permet de maintenir la continuité des opérations, même en l’absence du responsable principal. En déléguant la signature, le directeur ou la directrice peut autoriser une personne de confiance à signer des documents officiels, gérer des missions spécifiques ou prendre des décisions en son nom. Cette pratique optimise l’efficacité administrative et assure que les activités essentielles se poursuivent sans interruption, tout en répartissant les responsabilités au sein de l’entreprise. Cela facilite également la gestion des ressources et le suivi des projets, contribuant ainsi à une meilleure organisation et réactivité.
Comment faire une délégation de signature ?
Pour faire une délégation de signature, le délégant doit rédiger un document officiel qui spécifie les compétences transférées, les limites de cette délégation, et la durée pendant laquelle elle est valide. Il est important que ce document inclue les titres précis des deux parties impliquées et détaille les missions spécifiques pour lesquelles la délégation est effective.
En général, ce document doit être formalisé par écrit et peut nécessiter la validation de la direction supérieure ou des ressources humaines pour garantir le respect du droit interne à l’organisation. Une fois rédigé, le document peut être téléchargé ou disponible en ligne pour en faciliter l’accès.
Il est également conseillé que le délégant et le délégué conservent chacun une copie de la délégation de signature pour référence future. Cela garantit que toutes les parties sont clairement informées de l’étendue de l’autorité déléguée et des responsabilités. Enfin, il est crucial que la personne déléguée possède les compétences nécessaires pour exercer les tâches déléguées, ce qui assure une gestion efficace et conforme aux attentes de la direction.
Les autres formes de délégation en entreprise
Le pouvoir de représentation d’une société
Le mandataire social d’une entreprise dispose de tous les pouvoirs pour engager la société dans la limite de l’objet social. Dans certains cas, cela passe par des clauses statutaires spécifiques. Ainsi, seul un mandataire désigné par les statuts peut normalement :
- signer des contrats ;
- faire fonctionner les comptes bancaires ;
- réaliser des paiements ;
- recruter des salariés…
Néanmoins, le dirigeant d’entreprise peut déléguer un certain nombre de tâches à ses salariés au moyen d’une délégation.
Il est possible de distinguer 3 types de délégations au sein d’une société, celle de pouvoir, de signature et de pouvoirs bancaires.
La délégation de pouvoir
Dans une entreprise, une délégation de pouvoir est un acte par lequel une personne (un dirigeant) se dessaisit d’une fraction de ses pouvoirs au profit d’un délégataire. Le plus souvent il est salarié de l’entreprise et peut accomplir des actes au nom de la société. Il doit pour autant rester dans la limite des attributions stipulées dans le contrat de délégation.
Le corollaire de la délégation de pouvoir est le transfert de responsabilité au délégataire. Ainsi, ce dernier peut être pénalement responsable des actes qu’il aurait commis dans l’exercice de ses fonctions, nonobstant sa qualité de salarié.
Un contrat de délégation de pouvoir précise et délimite l’étendue des pouvoirs et responsabilités confiés au délégataire.
La délégation de pouvoirs bancaires
La délégation de pouvoirs bancaires vise à faire reconnaître auprès de la banque un ou plusieurs salariés de l’entreprise comme habilités à effectuer certaines opérations bancaires. Ainsi, chaque acteur de l’entreprise en fonction de ses attributions peut bénéficier d’une délégation de pouvoirs bancaires pour :
- émettre des virements ;
- émettre des chèques ;
- gérer et modifier les coordonnées bancaires des comptes bénéficiaires ;
- effectuer des retraits/dépôts ;
- consulter le solde bancaire…
Il est possible de créer des hiérarchies avec des niveaux de droits spécifiques. Ces derniers dépendent des échelons et des attributions salariales.
La délégation de pouvoir bancaire peut, selon les cas, revêtir les caractéristiques d’une délégation de pouvoir, entraînant un transfert de responsabilité sur le délégataire, ou d’une délégation de signature où le dirigeant reste responsable des actes effectués.
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La délégation de pouvoirs bancaires, un risque à ne pas négliger en entreprise
Au-delà des considérations juridiques, les délégations de pouvoir bancaire dans les organisations posent un enjeu en matière sécurité.
En effet, la multiplication des acteurs délégataires au sein d’une structure d’envergure (directeurs comptables, trésoriers, responsables achats …) peut créer une confusion en matière d’administration et générer des porosités en termes de sécurité bancaire et financière. Cette situation est d’autant plus complexe que les délégations de pouvoirs bancaires peuvent revêtir des formes différentes (signature ou de pouvoir) avec des niveaux d’attribution variables. À cette complexité peut s’ajouter un nombre important de comptes bancaires.
À des fins d’organisation des pouvoirs, il apparaît primordial de définir :
- les risques et responsabilités de l’ensemble des délégations attribuées en distinguant notamment la nature des délégations (pouvoir ou signature) et leur niveau d’attribution ;
- les évolutions possibles et les événements (départs d’un salarié, recrutement, réorganisation des services, fusion…) pouvant générer des évolutions en matière de délégation de pouvoirs bancaires.
Ensuite, il convient de classifier les types de délégation selon les deux grandes catégories (signature et pouvoir) puis de les trier en fonction de leur granularité (niveau d’attribution).
Piste d’amélioration pour une bonne gestion des pouvoirs
Pour améliorer la lisibilité de la gestion des délégations, les entreprises peuvent opter pour une gestion centralisée (au niveau global sur l’ensemble de la société) ou décentralisée (ex : pour chaque compte bancaire, services, établissement…). L’idée étant d’améliorer la visibilité globale de la répartition des pouvoirs et des responsabilités dans l’organisation. Bien entendu, une société d’ampleur gagnera à effectuer une gestion décentralisée des pouvoirs bancaires puisqu’elle pourra ventiler un volume de données initialement important.
Cette gestion pragmatique des délégations de pouvoirs bancaires permet de dégager une vue d’ensemble des attributions des acteurs de l’entreprise. Dès lors, il devient très aisé d’identifier les potentielles failles de sécurité. Cela permet la mise en place de procédures ciblées de sensibilisation à la fraude bancaire telle que la fraude au virement.
Remarque : il existe des outils permettant de fluidifier la gestion des attributions en matière de pouvoir bancaire.
Prévenir les risques liés aux délégations de pouvoir en entreprise
La nature de la délégation va soumettre l’organisation à des risques d’escroquerie, principalement des fraudes au virement bancaire.
Le délégataire de la signature est une cible parfaite des escrocs notamment pour la mise en place d’une fraude au président. En effet, un délégataire de signature a le plus souvent un niveau d’attribution minimal, mais positionné sur un service comptable, il peut être en mesure d’effectuer un paiement sur ordre d’un supérieur hiérarchique (un délégataire de pouvoir ou un dirigeant de la société). Sa position d’exécutant au sein d’une grande structure couplée à l’ingéniosité et à l’expertise des escrocs fait de lui une cible privilégiée.
Au-delà des risques d’abus de confiance et de vol, les délégataires de pouvoirs sont eux aussi des cibles potentielles des escrocs via notamment la fraude au RIB ou la fraude au faux fournisseur.
Ces derniers profitent de l’asymétrie d’information entre l’entreprise et le fournisseur pour faire procéder à une modification des coordonnées bancaires à leur profit auprès des salariés habilités.
Les actions de sensibilisation des délégataires
La bonne gestion des pouvoirs bancaires en matière de délégation permet d’identifier les failles au sein de l’entreprise.
Dès lors, il devient possible de mettre en place des workshops de sécurité bancaire auprès des acteurs concernés. Le but est de limiter les risques de fraude. Ces formations permettent notamment la mise en place de bonnes pratiques de lutte contre la fraude :
- procédure de contre appel en cas de changement de coordonnées bancaires ;
- identifications des RIB et IBAN fournisseurs ;
- pratiques en vogue des escrocs ;
- double validation des paiements fournisseurs
- sécuriser les paiements des fournisseurs
- mise en place d’outils de lutte contre la fraude bancaire…
En couplant sensibilisation et responsabilisation, les délégations de pouvoir et de signature deviennent une véritable source d’efficacité pour les process de l’organisation tout en limitant son corollaire néfaste : les risques de fraude.
L’implémentation d’une solution de prévention de la fraude
Une solution comme Trustpair permet de bloquer les effets financiers de la fraude – y compris dans le cas d’une délégation de signature. En effet, notre plateforme contrôle en continu les coordonnées bancaires des tiers, identifiant automatiquement les anomalies – compte bancaire inconnu, société inexistante dans le référentiel fournisseur, etc. Cela signifie que même si un délégataire est pris pour cible par un fraudeur – comme dans le cas d’une fraude au président par exemple – et réalise un virement frauduleux sans le savoir, son transfert sera bloqué.
