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La digitalisation des entreprises est un processus de transformation qui place les technologies numériques au cœur de l’organisation. Cette étape cruciale vise à optimiser les processus internes et à améliorer la performance globale. Elle implique l’adoption de nouvelles solutions technologiques pour automatiser certaines tâches, facilitant ainsi le travail des collaborateurs et réduisant les coûts opérationnels.
Cette stratégie de changement permet une meilleure gestion des ressources et des informations, tout en favorisant une communication plus fluide entre les différents services. L’utilisation de logiciels adaptés aide à rationaliser les process et à atteindre les objectifs fixés de manière plus efficace. De plus, la digitalisation offre de nouvelles opportunités pour améliorer l’expérience client, en proposant des services plus rapides et personnalisés.
L’importance de la digitalisation réside dans sa capacité à transformer en profondeur l’organisation du travail, à stimuler l’innovation et à accroître la compétitivité. Elle permet aux entreprises de s’adapter aux évolutions du marché et aux attentes des clients, tout en optimisant leurs ressources internes. C’est un levier essentiel pour rester pertinent dans un environnement économique en constante mutation.
Il existe de nombreux avantages à la digitalisation des processus financiers au sein d’une entreprise :
Un gain de productivité grâce à l’automatisation et la robotisation
En digitalisant leurs processus, les organisations et équipes financières redéfinissent la manière dont les salariés travaillent. Ces derniers peuvent gagner un temps précieux sur des missions répétitives et/ou complexes. Exemple typique : la gestion comptable. Avec l’aide d’une plateforme ou d’une application, il devient possible de réaliser des calculs complexes, d’imputer des frais et d’éditer des factures automatiquement, le tout en quelques secondes seulement. Dès lors, les équipes des directions financières ont plus facilement et plus rapidement accès aux données et gagnent en productivité.
Une meilleure efficacité des processus
La digitalisation des services, des données et des méthodes (par exemple : les encaissements clients) est source d’efficacité pour les sociétés. Celles qui ne passent pas le cap prennent le risque d’être rapidement victimes d’obsolescence… La digitalisation permet également aux sociétés de rester compétitives et de soigner leur réputation, que ce soit en interne ou en externe. Mais aussi d’améliorer leurs recrutements, car les salariés ont plus envie de travailler dans des entreprises équipées de logiciels performants.
Plus de facilité pour analyser les données
Avec l’émergence du Big Data, la collecte et l’analyse des données permettent de prendre des décisions stratégiques à moindre coût.
Les outils digitaux donnent en effet accès à des tableaux de bord (dashboards) très simples à lire, qui permettent aux équipes de prendre les meilleures décisions.
Par exemple, en analysant les données de leurs clients intégrées à ces tableaux de bord, les entreprises peuvent cibler et anticiper leurs besoins, et ainsi augmenter leur satisfaction et leur fidélisation.
La transformation numérique présente de forts enjeux. Les organisations qui ne s’y engagent pas prennent plusieurs risques :
On pense par exemple à l’entreprise Kodak, leader mondial du marché de la photographie dans les années 1980, qui n’a pas cru au potentiel de l’appareil photo numérique… et a fini par se laisser concurrencer par des entreprises plus innovantes.
Les équipes comptables ne sont pas les seules concernées ! Passons en revue les métiers impactés.
Le directeur financier (DAF), responsable de la digitalisation globale
Le DAF est garant de la bonne gestion administrative et financière de son entreprise. Avec la transformation digitale, son rôle devient désormais plus stratégique : c’est lui qui va endosser la responsabilité de la bonne mise en œuvre des procédures.
Implémentation des logiciels d’aide à la décision, planification budgétaire, analyse des données financières, contrôle du respect des processus financiers, aide à la conduite du changement… En plus de ces missions, le DAF se retrouve en première ligne pour prévenir et gérer les risques grâce aux outils numériques. Par exemple, c’est lui qui est garant de la chaîne de paiement de l’entreprise.
La comptabilité, équipe la plus impactée
Le poste de comptable est fortement impacté par la transformation digitale. Jusqu’à présent, ce dernier devait saisir des tableaux de données et produire des rapports (comptes d’exploitation, bilans…). Avec l’automatisation des processus, le comptable dispose d’un nouveau rôle, qui tend plus vers un poste de vérification des informations émises par les logiciels dédiés. Mais aussi et surtout de leur analyse. C’est un bon exemple des changements conséquents que peut apporter la digitalisation : le comptable d’il y a 20 ans n’est plus le même qu’aujourd’hui.
Le chef de projet IT/Finance, un métier né de la digitalisation
Le chef de projet IT/Finance est un profil émergent, que l’on retrouve de plus en plus dans les grandes entreprises. Ce dernier agit comme un intermédiaire entre la direction de l’entreprise et les équipes techniques, pour assurer que la transformation digitale est faite de manière structurée.. Par exemple : le déploiement de nouveaux ERP et/ou d’outils digitaux à destination de la fonction finance. En conséquence, ce poste demande trois grandes catégories de compétences : l’informatique, la gestion de projet et le contrôle de gestion.
Comme le DAF, ce métier va avoir une grande part de responsabilité dans la digitalisation des processus comptables: c’est lui, en effet, qui va participer au choix et au déploiement des outils numériques.
L’une des priorités est d’identifier les besoins de son organisation afin de sélectionner les outils adéquats, en se posant les bonnes questions.
Quels processus et missions ont le plus besoin d’être optimisées ? Y-a-t-il des faiblesses en matière de communication, de centralisation des données etc. ? Il faut aussi déterminer un budget et des ressources, afin d’être réaliste dans ses attentes.
Par ailleurs, il est important d’impliquer les équipes dans la mise en œuvre de ce type de projet : il faut leur expliquer les enjeux, les bénéfices etc. Un projet de digitalisation réussi dépend de l’adoption de l’outil par les équipes : répond-il à leurs besoins ? Ont-elles bénéficié d’une formation ? Peuvent-elles partager leurs feedbacks ? etc.
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