Aujourd’hui, malgré l’essor de la dématérialisation, de nombreuses entreprises utilisent encore des supports papier. Elles se privent ainsi de gains de temps et de performance. Pourquoi la dématérialisation comptable est-elle cruciale pour les entreprises ? Quel est son impact sur les organisations ?
Plus traçable, plus fiable et plus sécurisée, la facture électronique permet de limiter le risque de fraude. L’étape d’après ? Passer à un outil de lutte contre la fraude comme Trustpair. Contactez un expert pour en savoir plus.
Qu’est-ce que la dématérialisation comptable ?
Une définition de la dématérialisation comptable
La dématérialisation comptable est un procédé qui vise à réduire au maximum l’utilisation du papier (bons de commande, factures, notes de frais, etc) dans le cadre de la comptabilité d’une entreprise. En d’autres termes, il s’agit de passer d’un support papier à un support électronique.
Pour remplacer les documents papier, les entreprises mettent en place des solutions numériques automatisées. Celles-ci gèrent tout le cycle de vie des documents comptables, sous format électronique.
Elles permettent par exemple
- la numérisation et l’archivage des documents,
- la récupération automatique des données,
- la gestion électronique de documents
- la traçabilité des opérations comptables.
Le cadre légal de la dématérialisation comptable
La dématérialisation comptable n’est pas seulement une solution pour les entreprises qui souhaitent gagner en praticité, en temps et en compétitivité. Elle est aussi une obligation.
La loi finances 2020 a mis en place l’obligation, pour les entreprises, de traiter et recevoir les factures sous format électronique.
Cette obligation entrera en vigueur le 1er janvier 2024 pour les entreprises de toute taille.
Depuis la loi du 13 mars 2000, la signature électronique possède officiellement la même valeur juridique qu’une signature papier. On parle de valeur probante. Cette signature, même dématérialisée, garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.
Pour assurer leur conformité à la législation, il est nécessaire pour les entreprises d’anticiper leur passage à des processus 100% dématérialisés, voire de se faire accompagner si besoin.
Quels sont les avantages de la dématérialisation comptable ?
Une meilleure rentabilité et une baisse des coûts
La dématérialisation comptable permet de réduire les coûts associés à la gestion papier.
Par exemple : l’archivage des documents, un processus à la fois coûteux et fastidieux.
Cette réduction des coûts aboutit pour les entreprises à une meilleure rentabilité.
Un gain de temps et une meilleure efficacité
Rédaction du document, signature, photocopie, stockage, archivage… Les processus de gestion papier sont souvent chronophages, et peu efficaces. La dématérialisation comptable permet de gagner en efficacité opérationnelle et offre la possibilité aux salariés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Une plus grande fiabilité des données
Contrairement à son homologue papier, un document numérisé ne peut pas être perdu, altéré par le temps ou modifié à la main. Son processus de stockage est sécurisé, ce qui assure une plus grande fiabilité des données.
Une meilleure relation fournisseur
Grâce aux gains de temps et d’efficacité offerts par la dématérialisation des factures, les relations avec les tiers (et notamment les fournisseurs) sont facilitées et fluidifiées. Finis les délais interminables pour recevoir une facture ou obtenir une signature sur un document !
Moins de risques de fraude
Les données contenues dans les documents numérisés sont plus sécurisés et ne sont plus accessibles manuellement à tous les employés de l’entreprise. Ainsi, les risques de fraude, et en particulier de fraude interne, sont drastiquement réduits.
Un bénéfice écologique
On le sait, le tout-papier n’est pas écologique. En réduisant les (forts) coûts d’impression et de stockage des documents, les entreprises œuvrent aussi à améliorer leur empreinte carbone.
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Quel outil choisir pour sa dématérialisation comptable ?
Les fonctionnalités nécessaires
Une numérisation rapide
Un bon logiciel de dématérialisation comptable doit avant tout permettre de numériser rapidement un document au format papier. A ce titre, le recueil automatique des données permet de gagner du temps et de réduire les éventuelles erreurs de saisie.
Un contrôle de conformité fiscale
Un bon logiciel doit également permettre d’assurer la conformité fiscale des documents, c’est-à-dire :
- la vérification de l’identité du destinataire et de l’émetteur
- la conformité des mentions obligatoires (SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, etc).
Le stockage et l’archivage des documents
Vos documents doivent pouvoir être stockés et archivés dans un espace 100% sécurisé.
Bon à savoir : comme pour les factures papier, les factures dématérialisées doivent être conservées pendant 6 ans (pour l’administration fiscale) et 10 ans (pour les partenaires commerciaux). Elles doivent être accessibles à tout moment, d’où l’importance de choisir un logiciel offrant des processus d’archivage optimisés.
La gestion des paiements
Une solution de dématérialisation qui gère également les paiements offre aux entreprises un point d’entrée unique à l’ensemble de leurs fournisseurs. Résultat : une visibilité accrue sur les flux de paiement.
La sécurité des données
Pour assurer la sécurité des données, tous les documents numérisés doivent être horodatés, cryptés, munis d’une signature électronique (pour le format PDF ou JPEG) et conformes aux normes professionnelles (AFNOR NF 42-026, ISO 15489). Une solution de dématérialisation permet d’obtenir, rapidement et facilement, des documents conformes et 100% sécurisés.
L’expérience utilisateur
Un logiciel de dématérialisation doit être fluide, intuitif et facile à utiliser. L’objectif est en effet de réaliser des gains de productivité. Si l’expérience utilisateur n’est pas conforme à vos attentes, mieux vaut donc se tourner vers un logiciel qui vous permet d’être réellement plus efficace.
Le support client et l’accompagnement
C’est un critère très important ! En effet, en cas de problème et/ou de question relative à la dématérialisation de vos documents comptables, vous devez pouvoir vous tourner vers un service client compétent et disponible. Vérifiez que le logiciel choisi comporte bien cette option.
Il existe de nombreux logiciels de dématérialisation comptable. A vous de choisir en fonction des besoins et spécificités de votre entreprise.
Pour conclure…
La dématérialisation comptable n’est pas seulement un moyen de gagner en efficacité et de lutter contre la fraude : elle sera aussi, pour ce qui concerne les processus de facturation, une obligation légale dès le 1er janvier 2024.
Et pour aller plus loin dans la lutte contre la fraude, investissez dans une solution de prévention de la fraude comme Trustpair.
