Définition et avantages de la RPA pour les entreprises

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La « Robotic Process Automation » (ou RPA) fait partie des tendances de la transformation numérique. Il s’agit du processus d’automatisation de certaines tâches dans une entreprise. Cette automatisation intelligente présente de nombreux avantages : gain de temps et de productivité, réduction des coûts et focus sur des missions à haute valeur ajoutée, etc.

Définition, avantages, et mise en place : nous vous éclairons dans cet article. Et pour en savoir plus sur l’automatisation de vos opérations, téléchargez notre livre blanc !

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Qu’est-ce que la RPA ?

Définition de la RPA

La RPA s’appuie sur des “logiciels robots” qui permettent d’automatiser au maximum les process à faible valeur ajoutée réalisés manuellement. Elle s’inscrit dans la digitalisation des processus comptables et financiers.

En effet, si certaines missions requièrent l’expertise humaine, d’autres tâches répétitives et chronophages ne nécessitent pas l’intervention humaine.

Cela peut concerner la gestion des emails de commande ou l’enregistrement et l’archivage des factures par exemple. Les collaborateurs passent plusieurs heures à effectuer des actions qui pourraient être automatisées. Non seulement il s’agit souvent de tâches rébarbatives, mais elles empêchent de se focaliser sur des axes plus stratégiques à forte valeur ajoutée.

C’est justement le but de la RPA – ou Automatisation Robotisée des Processus.

Derrière ce nom savant se cache une réalité assez simple à appréhender : la programmation de robots (« bots ») dédiés à l’accomplissement des tâches à faible valeur ajoutée.

Cela peut concerner divers départements et processus d’une entreprise :

  • Les processus RH
  • Les opérations financières et comptables
  • Le marketing – avec le marketing automation, etc.

Le robot logiciel, une tendance de la digitalisation des entreprises

La RPA est inscrite dans un mouvement plus global de digitalisation des entreprises – et en particulier de digitalisation du secteur financier. Cette optimisation des processus impacte d’ailleurs directement les différents métiers de la finance.

Une étude du cabinet International Data Corporation (IDC) révèle que plus de 68% des entreprises françaises ont déjà entamé leur transformation digitale. Près de la moitié s’y consacrent depuis les années 2010.

Le retour sur investissement est notable pour une grande majorité d’entre elles : elles sont ainsi plus de 75% à reconnaître que le numérique participe à leur croissance. Le baromètre Croissance & Digital 2019 d’Ipsos liste ainsi les avantages mentionnés par les répondants, à savoir :

  • une meilleure rentabilité (42%),
  • une augmentation de la fidélisation client (41%),
  • une valorisation du chiffre d’affaires (38%).

La digitalisation des entreprises et des Directions financières, couplée au déploiement d’outils RPA constituent sont de véritables leviers de croissance.

Ces solutions innovantes constituent également une réponse pertinente à des réglementations sans cesse plus lourdes et complexes.

Pour les Directions financières, cela est particulièrement le cas au regard du contrôle des tiers et des process KYC (Know Your Customer).

Quels sont les avantages et enjeux de la RPA pour les entreprises ?

La robotisation des processus présente de nombreux avantages pour les entreprises :

Le gain de productivité et de performance

Automatiser certaines tâches permet de gagner du temps et d’augmenter la performance des équipes. Par exemple, l’automatisation du traitement des données permettra à vos équipes financières d’avoir plus de temps sur des missions ayant un fort impact sur la performance opérationnelle de l’entreprise comme le planning stratégique.

La diminution des coûts

La RPA réduit les coûts de personnel en remplaçant les tâches les plus répétitives par des bots. C’est particulièrement le cas si les robots sont peu coûteux et faciles à implémenter. On pense par exemple aux chats utilisés dans la relation-client. Ils permettent de ne plus avoir une multitude d’employés au service client, uniquement dédiés à répondre aux questions des clients.

La valorisation de l’expertise humaine sur les missions à haute valeur ajoutée

Les collaborateurs passent moins de temps à réaliser des tâches redondantes. L’automatisation des opérations leur permet ainsi de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela peut augmenter leur motivation, leur bien être et leur épanouissement au travail, augmentant la rétention des employés.

Par exemple, Trustpair permet de robotiser la lutte contre la fraude via son API. La solution SaaS laisse donc plus de temps aux équipes financières pour des tâches stratégiques, plutôt que de manuellement vérifier chaque transaction bancaire.

Le fonctionnement 7j/7, 24h/24

L’avantage de la robotisation est qu’elle ne connaît pas la contrainte du temps ou des horaires. Les robots logiciels fonctionnent en continu, permettant de fluidifier les processus en supprimant la pause des week-ends ou des jours fériés. Dans le cas des bots de relation client, cela permet de répondre directement aux réclamations, quel que soit le moment de la journée ou le jour. Les processus opérationnels ne dépendent plus uniquement des employés.

La suppression des erreurs humaines

Qui dit automatisation dit suppression des erreurs humaines. Distraction, méconnaissance ou oubli, les erreurs humaines sont un des plus gros risques opérationnels de l’entreprise. Les solutions d’automatisation permettent ainsi de limiter les erreurs humaines, augmentant par ce biais la fiabilité des données et des informations. Par exemple, Trustpair automatise le contrôle des RIBs fournisseurs et permet donc d’éradiquer les erreurs lors des contrôles manuels.

L’éradication du risque de fraude

Afin de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la législation impose aux grandes entreprises la vérification des tiers (comme les fournisseurs). Cette volonté du régulateur se veut une réponse aux fraudes qui se multiplient. En 2022, 50% des entreprises françaises ont d’ailleurs été victimes d’au moins une tentative de fraude, pour une perte moyenne avoisinant les 50.000€. Les fonds sont rarement récupéres dans leur intégralité.

La fraude au virement est par exemple un grand classique. L’escroc se fait passer pour l’un de vos fournisseurs. Il vous informe ainsi de son changement de coordonnées bancaires et vous prie de bien vouloir le prendre en compte. Les futurs virements iront directement sur le compte bancaire du fraudeur.

Les contrôles des tiers en entreprise sont donc un impératif à la fois financier et légal. Pour autant, les processus de vérification manuels demeurent faillibles. Un collaborateur n’est pas à l’abri d’être trompé par un escroc particulièrement convaincant.

Dès lors, l’automatisation RPA présente un avantage indéniable pour la mise en conformité, supprimant le risque d’erreur et limitant conjointement les risques de fraude au faux fournisseur.

Notre solution RPA permet d’automatiser les contrôles de RIB et de sécuriser toute la chaîne de paiement. Après un premier audit pour repérer toute erreur dans la base de données, Trustpair offre la possibilité de déployer une solution de RPA via l’intégration d’une API entre son application et le portail achat et/ou l’ERP de l’entreprise.

Le but est d’automatiser le processus de création et de contrôle des RIB fournisseurs. Ce processus 100% automatisé permet d’accroître la sécurité et la productivité, favorise la mise en conformité des actions et permet aux DAF de se protéger efficacement des fraudes en entreprise ! N’attendez plus pour contacter un de nos experts !

 

Digitaliser processus contrôles des tiers - Demo Trustpair

 

Les risques d’une digitalisation trop lente des entreprises

Ces outils d’automatisation présentent ainsi de nombreux avantages. Ne pas suivre les tendances de la digitalisation présente de réels risques pour l’entreprise, en particulier en ce qui concerne sa compétitivité et sa performance opérationnelle. En effet, en gardant uniquement des process nécessitant l’intervention humaine, elle perd en agilité et en flexibilité.

A long terme, elle risque de ne plus être assez performante et compétitive face aux entreprises de son secteur ayant déployé des solutions d’automatisation. De plus, elle perd aussi en compétitivité pour les candidats qui risquent de préférer des environnements de travail plus à la pointe de la technologie et leur permettant de se concentrer sur la stratégie et la prise de décision.

Pourtant, une enquête du cabinet Optimind, spécialisé en gestion des risques, témoigne de la lente percée des solutions RPA au sein des entreprises, des banques ou encore des compagnies d’assurance.

Les tâches liées à la mise en conformité demeurent ainsi majoritairement manuelles, à hauteur de 59% des répondants à l’enquête. Pour autant, elles sont plus de 80% à considérer ces mêmes tâches comme « très importantes » ou « modérées ».

« Il y a encore sur le terrain une réticence ou une méconnaissance du champ des possibles », indique Dan Chelly pour les Echos, senior partner au sein du cabinet Optimind. Effectivement, les opportunités de la RPA pour la mise en conformité demeurent peu connues, l’automatisation étant originellement dévolue au traitement de la fraude.

Les Directions financières manquent de visibilité sur le retour sur investissement que présente une telle solution ; plus de la moitié des répondants indiquent ainsi ne pas disposer de ressources financières suffisantes pour financer un robot logiciel. Les entreprises craignent aussi une implémentation complexe et coûteuse en ressources humaines.

Comment implémenter la RPA ?

Il y a plusieurs étapes et critères à respecter pour implémenter des robots logiciels et ainsi passer de process manuels et faillibles à des processus automatisés.

Cartographier les tâches répétitives et processus sous-performants

La première étape pour automatiser et standardiser les processus de votre entreprise est d’identifier ceux qui sont les plus manuels et dont l’automatisation aura le plus fort impact sur la performance opérationnelle de l’entreprise.

Il va s’agir des tâches manuelles à faible valeur ajoutée que vous pouvez automatiser complètement grâce à la RPA ainsi que des tâches récurrentes dont la suppression va libérer du temps à vos employés.

Il est aussi important d’identifier les processus les plus à risque en termes d’erreur humaine qui bénéficieront grandement de l’automatisation des procédures. Cela peut par exemple concerner les processus de lutte contre la fraude au virement dont l’impact peut être désastreux.

Sélectionner les outils informatiques qui conviennent le mieux à votre entreprise

L’important est de choisir les outils qui correspondent le mieux à votre entreprise et à ses besoins. Quelques critères à prendre en compte :

  • Les fonctionnalités proposées par l’outil
  • Le temps d’implémentation et de déploiement
  • L’expérience utilisateur et l’ergonomie
  • Le budget nécessaire et disponible
  • La possibilité d’implémenter l’outil dans différents pays si vous avez des filiales basées à l’étranger

Il faut aussi garder en tête que pour des besoins plus complexes et spécifiques, il faudra peut-être faire appel à une ESN pour développer des fonctionnalités sur mesure.

Faire un POC avant de lancer le déploiement

Avant d’automatiser vos processus de bout en bout, il est important de commencer par une phase de test sur un environnement ou processus particulier. Ce POC – proof of concept – permettra de valider la faisabilité du projet et de constater les gains de productivité générés par l’outil choisi.

 

Pour conclure

La « Robotic Process Automation » (ou RPA) désigne le processus d’automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée au sein de l’entreprise. La digitalisation des entreprises et des Directions financières, couplée au déploiement d’outils RPA sont de vrai leviers de croissance qui améliorent la rentabilité, la fidélisation client et le chiffre d’affaires. La gestion des processus est simplifiée, les tâches manuelles réduites.

Afin de se protéger de la fraude au virement, et plus large échelle du blanchiment d’argent, la législation impose aux grandes entreprises la vérification des tiers (comme les fournisseurs). La RPA se révèle être une solution bien adaptée, en particulier quand elle utilise l’intelligence artificielle.

La solution Trustpair s’inscrit bien dans cette dynamique. Nous rendons possible le déploiement d’une solution de RPA via l’intégration d’une API entre notre solution et le portail achat et/ou l’ERP de l’entreprise. Cela permet d’automatiser contrôle des RIB fournisseurs.

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La RPA est l’Automatisation Robotisée des Processus. Il s’agit tout simplement de l’implémentation de robots (« bots ») pour accomplir les tâches à faible valeur ajoutée d’une entreprise.

La RPA s’inscrit dans une tendance de digitalisation et d’automatisation de l’entreprise et permet aux collaborateurs de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La RPA est l’Automatisation Robotisée des Processus et s’appuie sur des logiciels robots pour réaliser les tâches à faible valeur ajoutée d’une entreprise.

L’Intelligence Artificielle désigne les actions réalisées par des machines qui copient et reproduisent les fonctions de l’être humain. Les solutions de RPA peuvent s’appuyer sur l’intelligence artificielle pour fonctionner.