Des processus comptables erronés ou peu sécurisés peuvent avoir de lourdes conséquences. Pertes financières, sanctions fiscales, atteinte réputationnelle… Les risques ne sont pas à négliger.
Le processus comptable est au cœur du bon fonctionnement des entreprises. Il est donc essentiel de l’optimiser au maximum pour éviter les risques de fraude et renforcer son efficacité. Pour cela, l’automatisation apparaît comme le moyen le plus efficace. Comment et pourquoi ? Nos explications.
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Qu’est-ce que le processus comptable ?
Une définition du processus comptable en entreprise
Le processus comptable (aussi appelé cycle comptable) regroupe une variété de procédures comptables qui permettent d’effectuer et d’enregistrer les opérations financières d’une entreprise. Il est géré par le service comptable au sein de la fonction finance des entreprises ou par des experts comptables indépendants.
L’objectif du processus comptable est de présenter des informations claires, pertinentes et régulières, pour une bonne gestion comptable et financière. Il sert également à évaluer la rentabilité d’une structure et à prendre des décisions stratégiques.
Les différentes étapes du processus comptable
Le processus comptable se compose de plusieurs étapes :
- L’identification et l’analyse de chaque transaction financière ;
- L’identification des comptes ;
- L’enregistrement des transactions (ou flux financiers) ;
- La publication des écritures comptables dans les livres ;
- La détermination du compte de résultat, qui fait le total des gains et des pertes de l’entreprise ;
- La présentation des états financiers de l’entreprise ;
- La clôture comptable ;
- L’établissement du bilan comptable final.
Les enjeux et l’importance de processus comptables maîtrisés
En France, l’article L.123-14 du Code de commerce dispose que :
« Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise. »
Le processus comptable doit donc permettre de collecter les données issues de toutes les opérations comptables au sein d’une entreprise, et de les enregistrer. Ces données sont ensuite utilisées pour :
- Connaître l’état financier d’une entreprise (ex : quels sont ses budgets ? à quoi ressemblent ses bilans ? enregistre-t-elle des gains ou des pertes ?) ;
- Prendre des décisions stratégiques grâce aux documents comptables et aux prévisionnels financiers ;
- Etablir les rapports financiers à destination des actionnaires ;
- Informer les tiers de l’entreprise (actionnaires, banque, investisseurs extérieurs, auditeurs etc.) ;
- Calculer et fournir les éléments nécessaires aux autorités fiscales.
Pourquoi l’automatisation est-elle le moyen le plus efficace d’optimiser vos processus ?
Plus de traçabilité et de fiabilité
En diminuant (voire en supprimant) le recours à la saisie manuelle, la digitalisation des processus comptables permet de renforcer la traçabilité et la fiabilité des données. Ce processus offre aux entreprises un véritable gain d’efficacité.
Le service comptabilité perd ainsi moins de temps à des tâches répétitives et chronophages grâce à la dématérialisation des opérations – comme la facturation par exemple.
Une sécurité des données accrue
Les erreurs humaines sont possibles et peuvent nuire à la santé financière des entreprises. Les risques de fraude, qu’elle soit interne ou externe, ne sont pas à négliger non plus
. Le recours à des logiciels d’automatisation permet donc d’enregistrer les données comptables de l’entreprise en toute sécurité. Il assure également leur véracité.
Un gain de temps considérable
Grâce à à la digitalisation et l’automatisation, les tâches manuelles chronophages et fastidieuses sont réduites, ce qui laisse plus de temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple : l’analyse de données, ou encore la prise de décision opérationnelle. Cela permet non seulement d’augmenter la satisfaction des employés, mais aussi de gagner en temps et en efficacité.
Comment automatiser ses processus comptables ?
Les étapes clés de la gestion d’un projet d’automatisation
L’automatisation du processus comptable d’une entreprise revient à choisir le logiciel de comptabilité le plus adapté aux besoins de celle-ci. Il faut donc identifier les processus comptables les plus prioritaires pour l’automatisation, et identifier les failles dans les processus existants.
Cela peut-être une solution anti-fraude comme Trustpair, qui sécurise l’ensemble de la chaîne de paiement de l’entreprise, ou encore d’un logiciel d’automatisation de la saisie comptable. Il en existe aujourd’hui de nombreux. Parmi les plus connus, citons Quickbooks, Cegid, Sage ou encore Spendesk.
De manière générale, avant de mettre en place un projet d’automatisation du processus comptable, il est important d’impliquer les collaborateurs et de proposer des actions de formation. Celles-ci permettront d’assurer une transition fluide et efficace entre les processus manuels et les processus dématérialisés.
A ce titre, n’hésitez pas à prendre conseil auprès de votre cabinet d’expertise-comptable ou de votre responsable comptable, qui pourra vous proposer des recommandations personnalisées.
Choisir les bonnes fonctionnalités
Un bon logiciel d’automatisation du processus comptable est un logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise. Il est donc important de passer en revue ses différentes fonctionnalités. Voici quelques exemples :
- La création de modèles comptables ;
- La sauvegarde des données comptables ;
- L’intégration des données bancaires dans le logiciel, pour faciliter la saisie ;
- La mise en place de divers tableaux de bord (par exemple : un reporting pour piloter la trésorerie de l’entreprise en temps réel) ;
- La facturation et la déclaration de TVA ;
- Les relances client automatiques ;
- La gestion des notes de frais ;
- La sécurisation de la chaîne de paiement et la lutte contre la fraude ;
Etc.
Enfin, pensez bien à vérifier la compatibilité du logiciel avec votre système d’exploitation.
En conclusion, les processus comptables sont la colonne vertébrale de l’entreprise et ont un impact direction sur la gestion d’entreprise. Il est donc important qu’ils soient performants. Heureusement, il est possible de les optimiser grâce à des solutions d’automatisation, qui offrent gain de temps, sécurité et efficacité. Trustpair vous aide à optimiser vos processus comptables en sécurisant et systématisant les contrôles sur votre chaîne de paiement. Contactez un expert pour en savoir plus !
