Ségrégation des tâches : une barrière contre la fraude ?

DANS CET ARTICLE
Table des matières
Like it? Share it
Plus d’une entreprise française sur deux a été victimes d’une tentative de fraude – ou plus – en 2023. Les fraudeurs collectent des informations en amont sur les personnes stratégiques à viser, notamment les membres des Directions Financières. C’est aux entreprises de s’organiser en interne et de mettre en place des mesures de protection comme la ségrégation des tâches pour diminuer le risque de fraude. Cette ségrégation consiste en la séparation des responsabilités et tâches des personnes critiques dans un processus – ici la gestion des la chaîne de paiement. En quoi consiste t-elle exactement, comment la mettre en œuvre et quelles sont les autres actions à déployer pour protéger votre entreprise de la fraude ? Explications. 

Téléchargez notre dernier baromètre de la fraude pour en savoir plus sur la fraude au virement !

Ségrégation des tâches, de quoi parle-t-on ?

Aussi appelée « Segregations of Duties » (SoD), cette séparation vise à faire intervenir plus d’une personne dans un processus jugé critique. Il peut s’agir d’un processus financier, comptables, RH, etc. En 2023, 48% des entreprises utilisaient la ségrégation des tâches.  

En établissant une matrice des activités en fonction de leurs risques et de leur importance, l’entreprise peut identifier les processus les plus critiques et se protéger plus efficacement contre les tentatives de fraude – notamment de fraude interne.

La ségrégation des tâches pour se protéger des fraudes

La séparation des tâches dans le processus d’achat et dans la gestion du référentiel tiers est essentielle au sein des organisations pour garantir la sécurité de leurs systèmes, données et fonds. La double signature et les contre appels sont également souvent mis en place.

Prenons l’exemple de la gestion du référentiel tiers et des risques qu’il représente.

Dans un premier temps, les différentes étapes de la relation fournisseur doivent être identifiées :

  1. Intégration du fournisseur dans les systèmes Achats ;
  2. Modification des données dans le référentiel (ex. : coordonnées bancaires) ;
  3. Création et gestion des factures ;
  4. Préparation du virement ;
  5. Autorisation du paiement;
  6. Exécution du virement. 

Ces opérations sont critiques dans la chaîne d’achat et ne doivent donc pas être cumulées par la même personne dans le cadre de la ségrégation des tâches. Vous pouvez ainsi avoir un collaborateur A en charge de la création des factures, un collaborateur B chargé du lancement du paiement et un collaborateur C procédant aux modifications des coordonnées bancaires.

De cette manière, il est impossible qu’une seule personne puisse à la fois modifier les coordonnées bancaires et effectuer un paiement. Ce contrôle renforcé SoD limite le risque de fraude externe (fraude au faux fournisseur, escroquerie au président), de fraude interne ainsi que les erreurs de paiement. Si l’arnaqueur travaille au sein de l’entreprise, la ségrégation des tâches l’empêchera d’agir en toute impunité.

Afin qu’elle soit efficace, la ségrégation des tâches doit néanmoins suivre une méthodologie rigoureuse.

Ségrégation des tâches : quelle mise en place?

Schématiquement, la SoD impose les étapes de mise en œuvre suivantes :

1. Identifier les collaborateurs et la gouvernance

Ici il s’agit de comprendre la gouvernance des activités et processus métiers les plus à risque. Par exemple, en ce qui concerne le paiement des factures de fournisseurs, il va s’agir des responsables Achats et comptabilité. D’autres équipes peuvent être concernées – au sein de la Direction Financière, des Directions des Systèmes d’Information, du Contrôle Interne et de l’Audit Interne.

2. Identifier les étapes clés

En poursuivant notre exemple, l’objectif est de lister les étapes et opérations du cycle de vie du fournisseur. Cela passe notamment par :

  1. l’ajout du fournisseur dans le référentiel tiers
  2. la création et gestion de la facturation
  3. la modification éventuelle d’informations clés dans les systèmes achats
  4. le paiement.

3. Déterminer les risques associés à chaque étape

L’évaluation des risques associés à chaque étape du processus est un moment clé dans la mise en œuvre d’une stratégie de SoD.

Voici quelques risques liés au cycle de vie fournisseur :

  • La modification des coordonnées bancaires par une personne interne ou externe à l’entreprise – ce qui pourrait donner lieu à une fraude au virement.
  • Des erreurs humaines dans la demande de paiement – mauvais montant par exemple – ce qui pourrait nuire aux relations entre l’entreprise et son partenaire.

4. Déterminer les risques des tâches SoD

Même avec la ségrégation des tâches, les collaborateurs peuvent tout de même réaliser plusieurs opérations. Il faut étudier la compatibilité de ces tâches pour éviter les conflits de responsabilité. Dans notre exemple, cela pourrait être l’impossibilité de cumuler gestion du référentiel et gestion des paiements. Vous trouverez un exemple d’analyse dans le tableau ci-dessous.

Opération 1 Opération 2 Risque
Préparation du paiement Lancement du paiement Elevé
Modification des coordonnées bancaires Lancement du paiement Elevé
Création de la facture Préparation du paiement Modéré

5. Définir les droits d’accès

En fonction des résultats de cette analyse, l’entreprise doit adapter les accès aux systèmes d’information et outils. C’est une étape essentielle – notamment pour la lutte contre la fraude interne. Une même personne ne devrait pas avoir accès aux systèmes achats et comptabilité.

6. Mener un audit régulier

Les risques évoluent en même temps que l’entreprise et que son organisation, et il est nécessaire de réaliser des contrôles réguliers afin de garantir l’efficacité de la ségrégation mise en place. La SoD doit être régulièrement évaluée. De cette manière, l’entreprise et les collaborateurs clés sont plus vigilants.

Un exemple de grille de séparation des tâches

La séparation des tâches réduit drastiquement les risques de fraude interne, d’erreur ou de non-conformité. Voici un exemple simplifié de matrice SOD (separation of duties) appliquée à un processus de gestion des paiements :

Tâche

Demandeur

Validateur

Exécutant

Création d’un nouveau fournisseur

Achats

Finance

Modification des coordonnées bancaires

Achats

Contrôle Interne

Saisie d’une facture fournisseur

Comptabilité

Validation de la facture

Manager métier

Contrôle Interne

Ordonnancement du paiement

Trésorerie

Direction financière

Exécution du paiement

Trésorerie

Rapprochement bancaire

Comptabilité

Cette grille permet de visualiser rapidement quelles équipes sont responsables de chaque étape. Elle doit être adaptée à la taille, à la structure et aux enjeux de chaque entreprise. Un bon principe à retenir : une personne ne doit jamais pouvoir initier, valider et exécuter une opération seule.

Pour une protection sans faille contre la fraude, ces premières barrières sont néanmoins insuffisantes.

Ségrégation des tâches : et ensuite ?

Allez plus loin pour vous protéger des fraudes

Malgré le contrôle renforcé qu’implique la séparation des tâches, celle-ci se fait manuellement et n’est donc pas infaillible. A l’entreprise de déployer d’autres dispositifs de protection et d’adopter en complément une solution automatisée – comme Trustpair pour la protection de la chaîne de paiement.

Notre solution sécurise le référentiel tiers et les différentes étapes de la chaîne de paiement. Nous contrôlons en continu les coordonnées bancaires des tiers et alertons directement l’organisation en case de modification. Le processus de paiement est sécurisé de A à Z et les tâches manuelles réduites.

Sécurisez vos processus de paiement avec Trustpair

Pour conclure,

  • La séparation des tâches (ou SoD pour « Segregations of Duties ») s’inscrit parmi les protocoles de contrôle mis en place par les entreprises pour protéger leurs données, fonds et systèmes.
  • Elle consiste à attribuer les tâches critiques, comme par exemple le processus de paiement des fournisseurs, à plusieurs collaborateurs pour multiplier les points de vigilance et prévenir des erreurs humaines et les risques de fraude.
  • Pour déployer une ségrégation des tâches efficace il existe plusieurs étapes: identifier les collaborateurs et étapes clés, déterminer les risques associés à chaque étape et tâches associées, définir les droits d’accès pour chaque personne impliquée et mener un audit régulier.
  • Si la séparation des tâches est une première barrière anti-fraude, elle n’est pas entièrement suffisante. Il faut multiplier les mesures de protection contre la fraude.
  • Trustpair vous accompagne dans vos projets de sécurisation des paiements ! Notre solution digital de lutte contre la fraude vise à sécuriser, comme la SoD, la gestion du référentiel client et l’ensemble des étapes de la chaîne de paiement.

FAQ
Questions les plus courantes

Parcourez les différentes sections et trouvez les réponses à vos questions

Le principe de la ségrégation des tâches vise à renforcer la sécurité financière et opérationnelle d’une entreprise. En répartissant les responsabilités clés d’un processus entre plusieurs personnes ou équipes, on évite qu’une seule personne puisse en avoir le contrôle complet. Cela limite les risques de fraude – interne et externe – ou d’erreur humaine, en instaurant des mécanismes de contrôle croisés.

Dans les fonctions finance, ce principe revêt une importance particulière pour certaines activités critiques comme la gestion des paiements, la création de fournisseurs, ou la validation des factures. Dans les grands groupes, il s’agit d’une bonne pratique de gouvernance fortement recommandée voire exigée.

Adopter la ségrégation des tâches permet non seulement de sécuriser les opérations, mais aussi de gagner en fiabilité et en traçabilité, tout en diffusant une culture de conformité au sein des équipes.

Une matrice de ségrégation des tâches (ou matrice SoD – Segregation of Duties) est un outil qui permet de visualiser les responsabilités réparties entre différents rôles ou utilisateurs au sein d’un processus métier. Elle identifie les combinaisons de tâches incompatibles, c’est-à-dire celles qu’une même personne ne devrait pas effectuer seule afin de réduire les risques de conflits d’intérêt.

Par exemple, dans la gestion des paiements, la matrice pourra indiquer que l’employé en charge d’ajouter un nouveau fournisseur au référentiel ne doit pas être le même que celui qui valide un paiement. Ce type de tableau aide les équipes finance, conformité ou audit interne à formaliser des règles de contrôle interne, à détecter les conflits de rôle, et à mettre en place des ajustements organisationnels si nécessaire.

C’est un outil indispensable dans les grandes entreprises ou les environnements réglementés, notamment en préparation d’un audit ou dans une démarche de certification.

Autres articles

Download our latest Ebook to uncover how AI is reshaping fraud—and how to fight back

Download our latest Ebook to uncover how AI is reshaping fraud—and how to fight back