Con meno – o nessun – controllo possibile sul pagamento una volta che è stato eseguito, i pagamenti istantanei richiedono maggiore collaborazione e controlli robusti prima dell’esecuzione di campagne di pagamento. Questo è l’unico modo per garantire che non vengano commessi errori o frodi, soprattutto fino a quando la normativa europea non renderà obbligatorio il rilevamento delle frodi da parte della banca.
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Promuovere la collaborazione e la comunicazione
Per prevenire frodi ed errori nei pagamenti istantanei, è cruciale la collaborazione attiva dei team e dei dipendenti delle aziende. Riunioni inter-dipartimentali periodiche possono aiutare a identificare le vulnerabilità dei processi interni ed evitare errori. Sessioni di formazione congiunte sulle tecniche di rilevamento delle frodi e sulle tendenze emergenti in materia di frodi possono migliorare anche la consapevolezza del personale.
Anche l’implementazione di strumenti software condivisi, come Trustpair, che avvisano tutti i team interessati di attività sospette, può essere un passo concreto verso una strategia di difesa contro le frodi e gli errori nei pagamenti istantanei. È inoltre importante che le aziende collaborino a livello di settore – con le istituzioni finanziarie, le autorità di regolamentazione, ecc. – e condividano best practice e trend. Questo aiuterà a stabilire regole trasversali alle aziende contro le frodi nei pagamenti.
Rafforzare le procedure di controllo interno lungo la catena P2P
Le aziende devono rafforzare i propri processi di pagamento per assicurarsi che stiano pagando il beneficiario corretto e per evitare errori legati all’IBAN. Ciò significa rafforzare le procedure di controllo interno come la separazione dei compiti, il “four-eye principle” o le misure di autenticazione forte (strong authentication), come l’autenticazione a più fattori. Rendendo almeno due persone responsabili del controllo delle informazioni del pagamento (somma, IBAN del beneficiario, ecc…), le aziende possono ridurre il rischio di errore. Le procedure di controllo interno dovrebbero essere riviste regolarmente e aggiornate per far fronte alle minacce emergenti e ai requisiti normativi.
Per evitare le frodi, i controlli dovrebbero essere condotti su tutta la catena di pagamento – non solo prima delle campagne di pagamento. I truffatori possono infiltrarsi facilmente nei sistemi di un fornitore e falsificare un’e-mail che chiede di sostituire le informazioni bancarie con altre nuove. I controlli dovrebbero verificare diversi dati del beneficiario: l’ID e la localizzazione della società, le informazioni sul conto bancario (numero, localizzazione, ecc.) e la correlazione tra i due.
Sfruttare l’automazione per la verifica dei conti
La verifica del conto è il modo più efficace per assicurarsi di pagare la terza parte corretta quando si elabora un pagamento istantaneo o qualsiasi altro tipo di pagamento elettronico. Le aziende dovrebbero monitorare e analizzare costantemente i dati della transazione per identificare tendenze emergenti, pattern e anomalie che potrebbero essere un sintomo di attività fraudolente.
Tuttavia, per aziende globali che hanno a che fare con centinaia – o migliaia – di terze parti e transazioni, gestire la convalida dei conti manualmente e in modo continuo è infattibile – per non dire impossibile. Qui è dove entra in gioco l’automazione.
Le aziende dovrebbero implementare sistemi avanzati di rilevamento delle frodi in grado di monitorare le transazioni in tempo reale, rilevare schemi o anomalie sospette e segnalare le attività potenzialmente fraudolente. Un software di prevenzione delle frodi come Trustpair fornisce una convalida automatica del conto grazie all’accesso a fonti di dati bancari esterne, come la soluzione Open Banking “IBAN Check” di Unicredit, che verifica la corrispondenza tra IBAN e Codice Fiscale o Partita IVA. La soluzione monitora costantemente i dati dei fornitori e invia un avviso in tempo reale in caso di situazioni a rischio – modifica dello stato del fornitore, richiesta di modifica delle informazioni bancarie, ecc. Le informazioni del fornitore vengono controllate anche prima delle campagne di pagamento. In questo modo, anche se un truffatore è riuscito a modificare le informazioni bancarie, il pagamento istantaneo non verrà eseguito.
Usare un software di prevenzione di frodi è l’unico modo sicuro per processare i pagamenti istantanei senza preoccupazioni, senza rischi di frod
Riassumendo –
I pagamenti istantanei sono il futuro: veloci, efficienti e semplici, permettono alle aziende di essere più performanti e avere una visione migliore dei flussi di cassa. Tuttavia, non dovrebbero essere usati alla cieca senza aver rafforzato le proprie procedure di controllo interno. Solo controlli costanti prima delle campagne di pagamento e attraverso l’intera catena di pagamento possono eliminare i rischi di frode associati ai pagamenti istantanei.
Infatti, l’automazione nella verifica dei conti emerge come una soluzione fondamentale, in grado di offrire controlli in tempo reale e coerenti con le ampie fonti di dati bancari per garantire la sicurezza dei pagamenti. Per i responsabili delle tesorerie delle grandi aziende, implementare l’automazione e meccanismi avanzati per la prevenzione delle frodi non è solo una mossa strategica, ma anche una necessità per salvaguardare le transazioni finanziarie nell’era dei pagamenti istantanei.
