{"id":8089,"date":"2024-08-02T14:19:29","date_gmt":"2024-08-02T14:19:29","guid":{"rendered":"https:\/\/trustpair.com\/pourquoi-et-comment-passer-a-la-dematerialisation-comptable\/"},"modified":"2024-08-26T13:08:46","modified_gmt":"2024-08-26T13:08:46","slug":"pourquoi-et-comment-passer-a-la-dematerialisation-comptable","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/trustpair.com\/fr\/blog\/pourquoi-et-comment-passer-a-la-dematerialisation-comptable\/","title":{"rendered":"Pourquoi et comment passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable ?"},"content":{"rendered":"<p>Aujourd\u2019hui, malgr\u00e9 <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/dematerialisation-factures\/\">l\u2019essor de la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a>, de nombreuses entreprises utilisent encore des supports papier. Elles se privent ainsi de gains de temps et de performance. Pourquoi<strong> la d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable<\/strong> est-elle cruciale pour les entreprises ? Quel est son impact sur les organisations ?<\/p>\n<p>Plus tra\u00e7able, plus fiable et plus s\u00e9curis\u00e9e, la facture \u00e9lectronique permet de <strong>limiter le risque de fraude<\/strong>. L\u2019\u00e9tape d\u2019apr\u00e8s ? Passer \u00e0 un outil de lutte contre la fraude comme Trustpair. <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/demo\/\">Contactez un expert pour en savoir plus.<\/a><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f\" class=\"hs-cta-node hs-cta-c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/5278241\/c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/5278241\/c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f.png\" alt=\"Luttez contre la fraude - Demande de demo - trustpair\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(5278241, 'c9e9ae3c-db20-450d-a00d-62d229269d5f', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Qu\u2019est-ce que la d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable ?<\/h2>\n<h3>Une d\u00e9finition de la d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable<\/h3>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable<\/strong> est un proc\u00e9d\u00e9 qui vise \u00e0 r\u00e9duire au maximum l\u2019utilisation du papier (bons de commande, factures, notes de frais, etc) dans le cadre de la comptabilit\u00e9 d\u2019une entreprise. En d\u2019autres termes, il s\u2019agit de passer d\u2019un support papier \u00e0 un support \u00e9lectronique.<\/p>\n<p>Pour remplacer les documents papier, les entreprises mettent en place des solutions num\u00e9riques automatis\u00e9es. Celles-ci g\u00e8rent tout le cycle de vie des documents comptables, sous format \u00e9lectronique.<\/p>\n<p>Elles permettent par exemple<\/p>\n<ul>\n<li>la num\u00e9risation et l\u2019archivage des documents,<\/li>\n<li>la r\u00e9cup\u00e9ration automatique des donn\u00e9es,<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/comment-mettre-en-place-la-facture-electronique\/\">la gestion \u00e9lectronique de documents<\/a><\/li>\n<li>la tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations comptables.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Le cadre l\u00e9gal de la d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable<\/h3>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable n\u2019est pas seulement une solution<\/strong> pour les entreprises qui souhaitent gagner en praticit\u00e9, en temps et en comp\u00e9titivit\u00e9. Elle est aussi une obligation.<\/p>\n<p>La loi finances 2020 a mis en place l\u2019obligation, pour les entreprises, de traiter et recevoir les factures sous format \u00e9lectronique.<\/p>\n<p>Cette obligation entrera en vigueur le 1er janvier 2024 pour les entreprises de toute taille.<\/p>\n<p>Depuis la loi du 13 mars 2000, la signature \u00e9lectronique poss\u00e8de officiellement la m\u00eame valeur juridique qu\u2019une signature papier. On parle de valeur probante. Cette signature, m\u00eame d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, garantit l&rsquo;identit\u00e9 du signataire et l&rsquo;int\u00e9grit\u00e9 du document.<\/p>\n<p>Pour assurer leur conformit\u00e9 \u00e0 la l\u00e9gislation, il est n\u00e9cessaire pour les entreprises d\u2019anticiper leur passage \u00e0 <strong>des processus 100% d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s<\/strong>, voire de se faire accompagner si besoin.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Quels sont les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable ?<\/h2>\n<h3>Une meilleure rentabilit\u00e9 et une baisse des co\u00fbts<\/h3>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable permet de<strong> r\u00e9duire les co\u00fbts associ\u00e9s \u00e0 la gestion papier.<\/strong><br \/>\nPar exemple : l\u2019archivage des documents, un processus \u00e0 la fois co\u00fbteux et fastidieux.<br \/>\nCette r\u00e9duction des co\u00fbts aboutit pour les entreprises \u00e0 une meilleure rentabilit\u00e9.<\/p>\n<h3>Un gain de temps et une meilleure efficacit\u00e9<\/h3>\n<p>R\u00e9daction du document, signature, photocopie, stockage, archivage\u2026 Les processus de gestion papier sont souvent chronophages, et peu efficaces. La d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable permet de <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/performance-operationnelle\/\">gagner en efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle<\/a> et offre la possibilit\u00e9 aux salari\u00e9s de <strong>se consacrer \u00e0 des t\u00e2ches \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<h3>Une plus grande fiabilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/h3>\n<p>Contrairement \u00e0 son homologue papier, un document num\u00e9ris\u00e9 ne peut pas \u00eatre perdu, alt\u00e9r\u00e9 par le temps ou modifi\u00e9 \u00e0 la main. Son processus de stockage est s\u00e9curis\u00e9, ce qui assure une <strong>plus grande fiabilit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/strong><\/p>\n<h3>Une meilleure relation fournisseur<\/h3>\n<p>Gr\u00e2ce aux <strong>gains de temps et d\u2019efficacit\u00e9<\/strong> offerts par la <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/dematerialisation-factures-fournisseurs-quels-avantages\/\">d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures<\/a>, les relations avec les tiers (et notamment les fournisseurs) sont facilit\u00e9es et fluidifi\u00e9es. Finis les d\u00e9lais interminables pour recevoir une facture ou obtenir une signature sur un document !<\/p>\n<h3>Moins de risques de fraude<\/h3>\n<p>Les donn\u00e9es contenues dans les documents num\u00e9ris\u00e9s sont plus s\u00e9curis\u00e9s et <strong>ne sont plus accessibles manuellement \u00e0 tous les employ\u00e9s de l\u2019entreprise<\/strong>. Ainsi, les risques de fraude, et en particulier de <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/fraude-interne-une-menace-a-contrer\/\">fraude interne<\/a>, sont drastiquement r\u00e9duits.<\/p>\n<h3>Un b\u00e9n\u00e9fice \u00e9cologique<\/h3>\n<p>On le sait, le tout-papier n\u2019est pas \u00e9cologique. En r\u00e9duisant les (forts) co\u00fbts d\u2019impression et de stockage des documents, les entreprises \u0153uvrent aussi \u00e0<strong> am\u00e9liorer leur empreinte carbone.<\/strong><\/p>\n<p>D\u00e9couvrez plus de conseils pour optimiser la performance de votre \u00e9quipe comptable dans <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/livre-blanc\/automatisation-fonction-comptable\/\">notre livre blanc.<\/a><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f\" class=\"hs-cta-node hs-cta-db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/5278241\/db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/5278241\/db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f.png\" alt=\"Livre blanc automatisation comptable\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(5278241, 'db429f45-b87e-4d89-a280-f0e6be9ca48f', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Quel outil choisir pour sa d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable ?<\/h2>\n<h3>Les fonctionnalit\u00e9s n\u00e9cessaires<\/h3>\n<h4>Une num\u00e9risation rapide<\/h4>\n<p>Un bon logiciel de d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable doit avant tout permettre de<strong> num\u00e9riser rapidement un document au format papier<\/strong>. A ce titre, le recueil automatique des donn\u00e9es permet de gagner du temps et de r\u00e9duire les \u00e9ventuelles erreurs de saisie.<\/p>\n<h4>Un contr\u00f4le de conformit\u00e9 fiscale<\/h4>\n<p>Un bon logiciel doit \u00e9galement permettre d\u2019assurer la <strong>conformit\u00e9 fiscale des documents,<\/strong> c\u2019est-\u00e0-dire :<\/p>\n<ul>\n<li>la v\u00e9rification de l\u2019identit\u00e9 du destinataire et de l\u2019\u00e9metteur<\/li>\n<li>la conformit\u00e9 des mentions obligatoires (SIREN, <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/verification-tva-intracommunautaire-comment-faire\/\">num\u00e9ro de TVA intracommunautaire<\/a>, etc).<\/li>\n<\/ul>\n<h4>\u200dLe stockage et l\u2019archivage des documents<\/h4>\n<p>Vos documents doivent pouvoir \u00eatre <strong>stock\u00e9s et archiv\u00e9s dans un espace 100% s\u00e9curis\u00e9.<\/strong><\/p>\n<p>Bon \u00e0 savoir : comme pour les factures papier, les factures d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es doivent \u00eatre conserv\u00e9es pendant 6 ans (pour l\u2019administration fiscale) et 10 ans (pour les partenaires commerciaux). Elles doivent \u00eatre accessibles \u00e0 tout moment, d\u2019o\u00f9 l\u2019importance de choisir un logiciel offrant des processus d\u2019archivage optimis\u00e9s.<\/p>\n<h4>\u200dLa gestion des paiements<\/h4>\n<p>Une solution de d\u00e9mat\u00e9rialisation qui g\u00e8re \u00e9galement les paiements offre aux entreprises un <strong>point d\u2019entr\u00e9e unique \u00e0 l\u2019ensemble de leurs fournisseurs<\/strong>. R\u00e9sultat : une visibilit\u00e9 accrue sur les flux de paiement.<\/p>\n<h4>\u200dLa s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/h4>\n<p>Pour assurer la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es, <strong>tous les documents num\u00e9ris\u00e9s doivent \u00eatre horodat\u00e9s, crypt\u00e9s, munis d\u2019une signature \u00e9lectronique<\/strong> (pour le format PDF ou JPEG) et conformes aux normes professionnelles (AFNOR NF 42-026, ISO 15489). Une solution de d\u00e9mat\u00e9rialisation permet d\u2019obtenir, rapidement et facilement, des documents conformes et 100% s\u00e9curis\u00e9s.<\/p>\n<h3>L\u2019exp\u00e9rience utilisateur<\/h3>\n<p>Un logiciel de d\u00e9mat\u00e9rialisation doit \u00eatre <strong>fluide, intuitif et facile \u00e0 utilise<\/strong>r. L\u2019objectif est en effet de r\u00e9aliser des gains de productivit\u00e9. Si l\u2019exp\u00e9rience utilisateur n\u2019est pas conforme \u00e0 vos attentes, mieux vaut donc se tourner vers un <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/webinar\/automatisation-performance-service-comptable\/\">logiciel qui vous permet d\u2019\u00eatre r\u00e9ellement plus efficace.<\/a><\/p>\n<h3>Le support client et l\u2019accompagnement<\/h3>\n<p>C\u2019est un crit\u00e8re tr\u00e8s important ! En effet, en cas de probl\u00e8me et\/ou de question relative \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos documents comptables, vous devez pouvoir vous tourner vers un service client comp\u00e9tent et disponible. V\u00e9rifiez que le logiciel choisi comporte bien cette option.<\/p>\n<p>Il existe de nombreux logiciels de d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable. A vous de choisir en fonction des <strong>besoins et sp\u00e9cificit\u00e9s de votre entreprise.<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Pour conclure&#8230;<\/strong><\/p>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation comptable n\u2019est pas seulement un moyen de gagner en efficacit\u00e9 et de lutter contre la fraude : elle sera aussi, pour ce qui concerne les processus de facturation, une <strong>obligation l\u00e9gale d\u00e8s le 1er janvier 2024.<\/strong><\/p>\n<p>Et pour aller plus loin dans la lutte contre la fraude, investissez dans une <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/plateforme\/\">solution de pr\u00e9vention de la fraude comme Trustpair.<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Aujourd\u2019hui, malgr\u00e9 l\u2019essor de la d\u00e9mat\u00e9rialisation, de nombreuses entreprises utilisent encore des supports papier. Elles se privent ainsi de gains de temps et de performance. 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