{"id":7985,"date":"2024-08-02T14:19:14","date_gmt":"2024-08-02T14:19:14","guid":{"rendered":"https:\/\/trustpair.com\/procure-to-pay-optimiser-et-securiser-votre-processus-de-paiement\/"},"modified":"2024-08-26T13:08:43","modified_gmt":"2024-08-26T13:08:43","slug":"procure-to-pay-optimiser-et-securiser-votre-processus-de-paiement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/trustpair.com\/fr\/blog\/procure-to-pay-optimiser-et-securiser-votre-processus-de-paiement\/","title":{"rendered":"Procure-to-pay : optimiser et s\u00e9curiser votre processus de paiement"},"content":{"rendered":"<p>Le Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay, voir ici les diff\u00e9rences entre les deux <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/purchase-to-pay-vs-procure-to-pay-quelles-differences\/\">ici)<\/a> d\u00e9signe la cha\u00eene de paiement de l\u2019entreprise, de la demande d\u2019achat \u00e0 l\u2019analyse et au reporting. En effet, c\u2019est la <strong>colonne vert\u00e9brale et op\u00e9rationnelle de l\u2019entreprise<\/strong>. Risques d\u2019erreurs, mais aussi de fraudes : un <strong>Procure-to-Pay insuffisamment s\u00e9curis\u00e9<\/strong> peut \u00eatre \u00e0 l\u2019origine de lourdes cons\u00e9quences pour l\u2019entreprise. Un process procure-to-pay s\u00e9curis\u00e9 et optimis\u00e9 vous permet de se prot\u00e9ger de ces menaces et d\u2019<a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/amelioration-performance-operationnelle\/\">am\u00e9liorer grandement votre performance op\u00e9rationnelle<\/a>. En quoi consiste le Procure-to-Pay ? Quels sont les avantages d\u2019un tel <strong>processus s\u00e9curis\u00e9<\/strong> <strong>et<\/strong> <strong>optimis\u00e9 <\/strong>pour votre entreprise ? Quelles sont les \u00e9tapes de mise en place ? D\u00e9couvrez les r\u00e9ponses.<\/p>\n<p>Pour <strong>optimiser et s\u00e9curiser votre processus P2P<\/strong>, faites appel \u00e0 Trustpair. La solution se d\u00e9ploie tout au long de la cha\u00eene de paiement et constitue un v\u00e9ritable rempart contre les erreurs et la fraude. <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/demo\/\">Contactez l&rsquo;un de nos experts !<\/a><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\" class=\"hs-cta-node hs-cta-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/5278241\/cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/5278241\/cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967.png\" alt=\"Nouveau call-to-action\" width=\"1250\" height=\"498\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(5278241, 'cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Qu&rsquo;est-ce que le procure-to-Pay ?<\/h2>\n<p>Le Procure-to-Pay est un <strong>processus cl\u00e9 de la gestion financi\u00e8re des entreprises.<\/strong> Il englobe<strong> l&rsquo;ensemble des op\u00e9rations li\u00e9es \u00e0 l&rsquo;achat de biens et services,<\/strong> depuis la demande d&rsquo;achat jusqu&rsquo;au paiement des factures et au reporting. Diff\u00e9rents outils permettent de g\u00e9rer chaque \u00e9tape du process :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Portail d\u2019achat : <\/strong>cette plateforme en ligne permet aux acheteurs de <strong>passer des commandes aupr\u00e8s des fournisseurs de mani\u00e8re centralis\u00e9e<\/strong>. Ainsi, cet outil facilite la gestion des achats gr\u00e2ce \u00e0 diverses fonctionnalit\u00e9s. Ces fonctionnalit\u00e9s peuvent \u00eatre : catalogues de produits, cr\u00e9ation de bons de commande, suivi des commandes et des factures, etc.<\/li>\n<li><strong>ERP (Enterprise Resource Planning) <\/strong>: ce logiciel <strong>centralise diverses activit\u00e9s relatives \u00e0 la gestion d\u2019entreprise<\/strong>. Il s\u2019agit notamment de la comptabilit\u00e9, des stocks, la planification de la production, des ressources humaines, la cha\u00eene d\u2019approvisionnement, etc.<\/li>\n<li><strong>TMS (Transport Management System)<\/strong> : un tel logiciel permet d\u2019<strong>optimiser la cha\u00eene logistique<\/strong>. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalit\u00e9s sont int\u00e9gr\u00e9es, \u00e0 l\u2019instar de la planification des exp\u00e9ditions, le suivi des envois, la gestion des entrep\u00f4ts, etc. Ainsi, cette solution permet \u00e0 l\u2019entreprise de r\u00e9duire ses co\u00fbts logistique et optimiser ses d\u00e9lais de livraison<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Dans le d\u00e9tail, le processus P2P comprend g\u00e9n\u00e9ralement 8 \u00e9tapes :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Demande d\u2019achat :<\/strong> l\u2019entreprise analyse ses besoins, recherche les produits correspondants et cr\u00e9e sa demande.<\/li>\n<li><strong>Bon de commande :<\/strong> ce document indique les biens ou services requis, la quantit\u00e9, le prix et les d\u00e9tails de livraison.<\/li>\n<li><strong>Suivi et r\u00e9ception<\/strong> : l\u2019entreprise s\u2019assure que la commande est livr\u00e9e dans les temps et conform\u00e9ment aux instructions.<\/li>\n<li><strong>R\u00e9ception de la facture :<\/strong> le fournisseur envoie sa facture.<\/li>\n<li><strong>Approbation de la facture :<\/strong> l\u2019entreprise s\u2019assure que les biens ou services factur\u00e9s correspondent \u00e0 ceux livr\u00e9s. De plus, elle v\u00e9rifie les coordonn\u00e9es bancaires du fournisseur.<\/li>\n<li><strong>Archivage :<\/strong> la facture est conserv\u00e9e afin de garantir une tra\u00e7abilit\u00e9 des transactions.<\/li>\n<li><strong>Paiement :<\/strong> le virement est mis en place, v\u00e9rifi\u00e9 et autoris\u00e9.<\/li>\n<li><strong>Analyse \/ reporting :<\/strong> le suivi des donn\u00e9es du processus P2P permet d\u2019identifier les domaines \u00e0 am\u00e9liorer et d\u2019optimiser le processus dans l\u2019ensemble de l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>A noter que les \u00e9tapes varient en fonction du type d\u2019entreprise. Le P2P demeure cependant un <strong>processus complexe<\/strong>, du fait de sa densit\u00e9, du manque de standardisation des processus et des volumes \u00e9lev\u00e9s de transactions.<\/p>\n<p>Pourtant, son optimisation est cruciale : <strong>les erreurs entra\u00eenent des co\u00fbts importants pour l\u2019entreprise<\/strong>. De plus, si les d\u00e9lais et conditions de paiement ne sont pas respect\u00e9s, la confiance des tiers en est impact\u00e9e. Un processus Procure-to-Pay insuffisamment s\u00e9curis\u00e9 constitue \u00e9galement une porte d\u2019entr\u00e9e pour les fraudeurs.<\/p>\n<p>Une gestion optimale du processus Purchase-to-Pay permet donc de parer \u00e0 ces risques. Elle pr\u00e9sente de plus de nombreux avantages. Pour aller plus loin, n&rsquo;h\u00e9sitez pas \u00e0 consulter notre article sur le <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/source-to-pay-pour-des-processus-plus-structures\/\">Source to Pay<\/a> pour encore plus de s\u00e9curit\u00e9 informatique dans vos processus financiers.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Les b\u00e9n\u00e9fices d&rsquo;une gestion efficace du P2P<\/h2>\n<p>Un P2P optimis\u00e9 est b\u00e9n\u00e9fique pour l\u2019entreprise et ses tiers (clients et fournisseurs) \u00e0 bien des \u00e9gards :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>R\u00e9duction des co\u00fbts et risques<\/strong> : les erreurs sont limit\u00e9es, ce qui diminue les pertes financi\u00e8res associ\u00e9es.<\/li>\n<li><strong>Transparence am\u00e9lior\u00e9e <\/strong>: l\u2019entreprise b\u00e9n\u00e9ficie d\u2019une vue d&rsquo;ensemble sur les d\u00e9penses de l&rsquo;entreprise, l&rsquo;avancement des commandes et des factures, les contr\u00f4les effectu\u00e9s, etc.<\/li>\n<li><strong>Efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle renforc\u00e9e<\/strong> : une gestion efficace du P2P permet de r\u00e9duire les d\u00e9lais de traitement des commandes. Avec l\u2019automatisation des t\u00e2ches manuelles, les collaborateurs se recentrent sur les missions \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e. Un P2P optimis\u00e9 facilite aussi la communication, et donc la prise de d\u00e9cision.<\/li>\n<li><strong>Acc\u00e9l\u00e9ration du cycle de paiement<\/strong> : les d\u00e9lais de paiement aux fournisseurs sont r\u00e9duits. Les relations avec ces derniers s\u2019am\u00e9liorent, de m\u00eame que la r\u00e9putation de l\u2019entreprise.<\/li>\n<li><strong>Conformit\u00e9 aux politiques d&rsquo;achat am\u00e9lior\u00e9e<\/strong> : le Purchase-to-Pay \u00e9tablit des contr\u00f4les afin de garantir sa mise en conformit\u00e9. Cela r\u00e9duit les risques de d\u00e9faut de conformit\u00e9, et donc de sanction.<\/li>\n<li><strong>Gestion des stocks optimis\u00e9e<\/strong> : l\u2019entreprise passe les commandes au bon moment et optimise les livraisons. Elle \u00e9vite ainsi les exc\u00e9dents ou ruptures de stock.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Afin de b\u00e9n\u00e9ficier de ces avantages, vous devez instaurer un process Procure-to-Pay s\u00e9curis\u00e9 et efficace.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Comment mettre en place un process Procure-to-Pay s\u00e9curis\u00e9 et efficace ?<\/h2>\n<p>Afin de mettre en place un processus Procure-to-Pay efficace, il est <strong>n\u00e9cessaire de respecter ces 4 \u00e9tapes<\/strong> :<\/p>\n<ol>\n<li>Analyse des besoins et processus<\/li>\n<li>Choix des outils adapt\u00e9s (portail d\u2019achat, ERP, TMS, etc.)<\/li>\n<li>Application de la solution et formation des collaborateurs<\/li>\n<li>Surveillance et am\u00e9lioration des processus<\/li>\n<\/ol>\n<p>Vous assurez ainsi un d\u00e9ploiement r\u00e9ussi de votre process P2P.<\/p>\n<h3>1. Analyser les besoins et processus<\/h3>\n<p>Il faut tout d\u2019abord comprendre les besoins et processus actuels de l&rsquo;entreprise, afin d&rsquo;identifier ses<strong> points forts et faiblesses.<\/strong><br \/>\nEn effet, plusieurs crit\u00e8res entrent en compte dans l\u2019analyse des besoins et processus.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Acteurs et parties prenantes du processus P2P :<\/strong> il s&rsquo;agit des diff\u00e9rentes personnes impliqu\u00e9es dans le processus d&rsquo;achat, de la demande d&rsquo;achat au paiement de la facture. Diff\u00e9rents services sont mobilis\u00e9s, tels que les achats, la comptabilit\u00e9, les finances, la production, etc.<\/li>\n<li><strong>Processus et risques :<\/strong> il est important d&rsquo;identifier les processus actuels utilis\u00e9s pour les achats et la gestion des factures. L\u2019\u00e9valuation permet d\u2019identifier les points de blocage ou les \u00e9tapes inefficaces qui entra\u00eenent des retards ou des erreurs.<\/li>\n<li><strong>Fonctionnalit\u00e9s :<\/strong> diverses fonctionnalit\u00e9s sont requises pour un process P2P optimis\u00e9, comme la gestion des approbations, contrats, fournisseurs et commandes, la facturation et le paiement.<\/li>\n<li><strong>Formation et support :<\/strong> les collaborateurs doivent \u00eatre form\u00e9s \u00e0 l\u2019utilisation du syst\u00e8me tandis que le support peut intervenir en cas de probl\u00e8me.<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019analyse termin\u00e9e, vous \u00eates \u00e0 m\u00eame de choisir des solutions afin d\u2019optimiser votre processus P2P.<\/p>\n<h3>2. Choisir des outils adapt\u00e9s pour un process Procure-to-Pay s\u00e9curis\u00e9<\/h3>\n<p><strong>Plusieurs logiciels sont requis<\/strong> pour la gestion du processus P2P. Comme vu pr\u00e9c\u00e9demment, il s\u2019agit en particulier du portail d\u2019achat, de l\u2019ERP et du TMS.<br \/>\nAfin de choisir les outils \u00e0 adopter, il est recommand\u00e9 d\u2019analyser plusieurs crit\u00e8res :<\/p>\n<ul>\n<li>Fonctionnalit\u00e9s propos\u00e9es,<\/li>\n<li>Co\u00fbts,<\/li>\n<li>Compatibilit\u00e9 avec les syst\u00e8mes existants,<\/li>\n<li>Compl\u00e9mentarit\u00e9 des logiciels du process P2P<\/li>\n<li>Int\u00e9gration avec les syst\u00e8mes de paiement,<\/li>\n<li>Ergonomie de l&rsquo;interface,<\/li>\n<li>S\u00e9curit\u00e9,<\/li>\n<li>Service client \/ support,<\/li>\n<li>Conformit\u00e9 avec la l\u00e9gislation en vigueur<\/li>\n<li>Capacit\u00e9 d&rsquo;adaptation aux besoins de l&rsquo;entreprise et \u00e9volutivit\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n<p>Le crit\u00e8re le plus important demeure toutefois l\u2019automatisation. Automatiser le process Purchase-to-Pay permet de <strong>r\u00e9duire les co\u00fbts et les erreurs et de le s\u00e9curiser.<\/strong><br \/>\nTout d\u2019abord, les risques de fraude et d&rsquo;erreur diminuent significativement gr\u00e2ce aux :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Contr\u00f4les de s\u00e9curit\u00e9,<\/strong> qui comprennent la v\u00e9rification des documents et des informations fournies, ainsi que l&rsquo;application de r\u00e8gles et de politiques de s\u00e9curit\u00e9.<\/li>\n<li><strong>D\u2019alertes g\u00e9n\u00e9r\u00e9es<\/strong> pour signaler toute activit\u00e9 suspecte ou non conforme aux politiques de s\u00e9curit\u00e9 de l&rsquo;entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019automatisation permet de plus la mise en place de <strong>workflows de validation<\/strong>. Ceux-ci garantissent que les achats et paiements sont effectu\u00e9s exclusivement pour les produits et services autoris\u00e9s, par les collaborateurs accr\u00e9dit\u00e9s. Les workflows de validation r\u00e9duisent donc les risques de fraude, <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/fraude-interne-une-menace-a-contrer\/\">y compris en interne<\/a>, gr\u00e2ce \u00e0 un nombre r\u00e9duit de personnes impliqu\u00e9es.<\/p>\n<p>Afin de s\u00e9curiser l\u2019ensemble du processus P2P, nous vous conseillons d\u2019opter pour une solution de d\u00e9tection automatique de la fraude. <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/plateforme\/\">La plateforme Trustpair<\/a> s\u2019int\u00e8gre aux outils P2P existants (portail d\u2019achat, ERP et TMS) et se d\u00e9ploie tout au long de la cha\u00eene de paiement. <strong>L\u2019ensemble du processus Purchase-to-pay est donc s\u00e9curis\u00e9.<\/strong><\/p>\n<p>Vous souhaitez en savoir plus sur le risque de fraude en entreprise ?<a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/livre-blanc\/les-entreprises-face-a-la-fraude-en-2023\/\"> T\u00e9l\u00e9chargez notre \u00e9tude gratuitement !<\/a><\/p>\n<h3>3. Appliquer la solution et former les collaborateurs pour un process Procure-to-Pay s\u00e9curis\u00e9<\/h3>\n<p>Il faut d\u2019abord d\u00e9finir un <strong>d\u00e9ploiement clair<\/strong>. Celui-ci doit inclure la planification des \u00e9tapes d&rsquo;installation, les tests et la mise en production de la solution P2P. Les r\u00f4les et les responsabilit\u00e9s de chacun doivent \u00eatre clairement d\u00e9finis pour assurer une coordination efficace.<\/p>\n<p>De plus, il est imp\u00e9ratif de <strong>former les collaborateurs \u00e0 son utilisation<\/strong>. Cela permet de s\u2019assurer que les protocoles sont bien respect\u00e9s. De plus, l&rsquo;adoption r\u00e9ussie de la nouvelle solution par les collaborateurs est essentielle afin de renforcer la productivit\u00e9 et la rentabilit\u00e9 de l\u2019entreprise. Une formation ad\u00e9quate est donc cruciale en ce sens. Les fournisseurs de solutions P2P incluent des sessions de formation \u00e0 leur outil.<\/p>\n<p>Enfin, un<strong> support continu<\/strong> doit pouvoir r\u00e9pondre aux questions des utilisateurs et r\u00e9soudre les probl\u00e8mes \u00e9ventuels.<\/p>\n<h3>4. Surveiller et am\u00e9liorer le processus<\/h3>\n<p>L\u2019\u00e9tape du \u00ab monitoring \u00bb vise un double objectif : s\u2019assurer que <strong>les objectifs fix\u00e9s sont atteints<\/strong>, et d\u00e9tecter d\u2019\u00e9ventuels probl\u00e8mes ou dysfonctionnements. Ainsi, plusieurs actions peuvent \u00eatre mises en place en ce sens :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Collecter des donn\u00e9es et \u00e9tablir des indicateurs de performance cl\u00e9s<\/strong> (KPI) pour mesurer l&rsquo;efficacit\u00e9 du processus P2P. Les KPI peuvent inclure le temps de traitement moyen des demandes d&rsquo;achat, le taux d&rsquo;erreur de commande, le taux de satisfaction des utilisateurs, etc.<\/li>\n<li><strong>Analyser les donn\u00e9es collect\u00e9es<\/strong> pour identifier les tendances et les \u00e9ventuels probl\u00e8mes.<\/li>\n<li><strong>\u00c9valuer r\u00e9guli\u00e8rement la solution P2P<\/strong> pour s&rsquo;assurer qu&rsquo;elle reste adapt\u00e9e aux besoins de l&rsquo;entreprise et qu&rsquo;elle est compatible avec les \u00e9volutions technologiques.<\/li>\n<li><strong>\u00c9couter les retours des collaborateurs<\/strong> pour comprendre leurs besoins et am\u00e9liorer le processus Procure-to-Pay en cons\u00e9quence. Les feedbacks des utilisateurs peuvent \u00eatre recueillis via des enqu\u00eates de satisfaction ou des entretiens individuels.<\/li>\n<li><strong>Mettre en place des actions d&rsquo;am\u00e9lioration<\/strong> comme l&rsquo;ajout de nouvelles fonctionnalit\u00e9s, la formation continue des utilisateurs ou encore l&rsquo;optimisation de l&rsquo;interface.<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">D\u00e9couvrez toutes les derni\u00e8res tendances des \u00e9quipes Achats et des conseils pour optimiser votre procure-to-pay dans <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/livre-blanc\/la-transformation-des-equipes-achats\/\">notre livre blanc Trustpair x Deloitte.<\/a><\/span><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1\" class=\"hs-cta-node hs-cta-44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/5278241\/44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/5278241\/44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(5278241, '44360bc2-b034-4320-8da3-62f3d2d22dc1', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<p><strong>Pour r\u00e9sumer&#8230;<\/strong><\/p>\n<p><strong>Le P2P est un processus essentiel<\/strong> pour la gestion efficace des achats et de la comptabilit\u00e9 d&rsquo;une entreprise. En effet, il permet de rationaliser les processus de commande, d&rsquo;approvisionnement et de facturation. Les avantages sont nombreux : r\u00e9duction des co\u00fbts, optimisation de la tr\u00e9sorerie, meilleure communication entre les services\u2026 Cependant, un P2P faillible pr\u00e9sente des risques importants pour l\u2019entreprise, notamment d\u2019erreurs et de tentatives de fraude. De ce fait, nous vous recommandons d\u2019opter pour une<strong> solution d\u2019automatisation<\/strong> pour garantir un process Procure-to-Pay s\u00e9curis\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay, voir ici les diff\u00e9rences entre les deux ici) d\u00e9signe la cha\u00eene de paiement de l\u2019entreprise, de la demande d\u2019achat \u00e0 l\u2019analyse et au reporting. En effet, c\u2019est la colonne vert\u00e9brale et op\u00e9rationnelle de l\u2019entreprise. 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