{"id":7285,"date":"2024-08-02T14:15:49","date_gmt":"2024-08-02T14:15:49","guid":{"rendered":"https:\/\/trustpair.com\/dematerialisation-des-factures-fournisseurs-quels-avantages\/"},"modified":"2024-10-08T10:07:05","modified_gmt":"2024-10-08T10:07:05","slug":"dematerialisation-des-factures-fournisseurs-quels-avantages","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/trustpair.com\/fr\/blog\/dematerialisation-des-factures-fournisseurs-quels-avantages\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs : quels avantages ?"},"content":{"rendered":"<p>T\u00e2che r\u00e9p\u00e9titive et chronophage peu valorisante, le traitement des factures en entreprise est pourtant indispensable. Le process \u00e9tant totalement rationalis\u00e9, la technologie peut jouer un r\u00f4le majeur dans le traitement \u00e0 grande \u00e9chelle de l\u2019ensemble de ces donn\u00e9es. D\u00e8s lors, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures permet de r\u00e9aliser l\u2019\u00e9conomie du traitement tout en limitant les risques d\u2019erreurs humaines, les risques d\u2019<a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/livre-blanc\/fraude-virements-comment-se-proteger\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">arnaque au virement<\/a> et les impacts environnementaux. Lisez cet article pour <strong>en savoir plus sur ce mode de facturation !<\/strong><\/p>\n<p>Vous pr\u00e9parez votre entreprise \u00e0 la facture \u00e9lectronique obligatoire ? <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/livre-blanc\/facture-electronique-maitrise-donnees-fournisseurs\/\">T\u00e9l\u00e9chargez notre guide !<\/a><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19\" class=\"hs-cta-node hs-cta-22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/5278241\/22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/5278241\/22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(5278241, '22c75863-9b12-4442-970e-59f8953dbe19', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Que veut dire \u00ab\u00a0d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures\u00a0\u00bb?<\/h2>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs peut prendre diff\u00e9rentes formes selon la nature de l\u2019op\u00e9ration effectu\u00e9e. Au sens strict, la d\u00e9mat\u00e9rialisation de facture consiste \u00e0 <strong>substituer le format papier d\u2019une facture au profit d\u2019un format num\u00e9rique<\/strong> (PDF ou JPEG par exemple). Toutefois, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs peut prendre une dimension diff\u00e9rente selon les process de gestion des factures fournisseurs de l\u2019entreprise et le mode de transmission. Elle permet de diminuer l&rsquo;impact \u00e9cologique et les co\u00fbts de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<h3>La lecture automatique des factures fournisseurs<\/h3>\n<p><strong>De nombreux logiciels de gestion permettent de lire automatiquement les factures fournisseurs<\/strong>. Cela peu importe le format (num\u00e9rique ou papier, on parle alors de factures num\u00e9ris\u00e9es). Gr\u00e2ce notamment aux technologies OCR (reconnaissance optique de caract\u00e8res), RAD (reconnaissance automatique de documents) et LAD (lecture automatique de documents), l\u2019entreprise peut se doter d\u2019un syst\u00e8me de traitement automatique des factures fournisseurs et d\u2019int\u00e9grer directement les informations dans le syst\u00e8me de comptabilit\u00e9 de l\u2019entreprise. Ainsi, la gestion et le suivi des paiements fournisseurs en sont grandement facilit\u00e9s. Les diff\u00e9rents KPIs de gestion (solde tr\u00e9sorerie, BFR\u2026) sont parfaitement \u00e0 jour et la gestion des d\u00e9lais de paiement peut se faire automatiquement.<\/p>\n<p>Ces logiciels de traitement automatique des factures pr\u00e9sentent l\u2019avantage de la polyvalence. Il est possible de s\u2019adapter aux diff\u00e9rentes pratiques des fournisseurs en mati\u00e8re de facturation. En effet, les entreprises peuvent appliquer un traitement adapt\u00e9 pour un r\u00e9sultat uniforme, peu importe le format (papier, num\u00e9rique\u2026).<\/p>\n<p>Lorsque les relations avec un fournisseur sont t\u00e9nues, il est possible de s\u2019orienter vers un process de facturation 100% digital avec la mise en place d\u2019un syst\u00e8me EDI. Dans le cadre de la e-facture, il sera bient\u00f4t obligatoire de passer par des process 100% digitaux.<\/p>\n<h3>Le syst\u00e8me EDI : Echange de Donn\u00e9es Informatis\u00e9es<\/h3>\n<p>Le syst\u00e8me EDI permet de d\u00e9mat\u00e9rialiser l\u2019ensemble du processus de paiement, de la transmission de la facture jusqu\u2019au paiement. L\u2019EDI implique d\u2019interconnecter les syst\u00e8mes d\u2019informations de l\u2019entreprise cliente et du fournisseur pour la transmission d\u2019informations de facturation dans un format standardis\u00e9 (EDIFACT pour la grande distribution, Galia pour le secteur automobile\u2026). D\u00e8s lors, les factures passent par un portail sp\u00e9cifique de facturation, il n\u2019est plus question d\u2019envoyer une facture \u00e9lectronique par mail ou au format papier par courrier : l\u2019ensemble du process de facturation se r\u00e9alise via une interface num\u00e9rique SaaS (pour le cas d\u2019un logiciel de facturation sp\u00e9cifique), un logiciel de facturation d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e reli\u00e9e \u00e0 l\u2019API d\u2019un ERP (logiciel de gestion d\u2019entreprise) ou directement via un ERP proposant ce type de fonctionnalit\u00e9.<\/p>\n<p><i>Remarque : L\u2019EDI ne concerne pas que la facturation entre entreprises. Il tend \u00e0 s&rsquo;implanter dans de nombreux domaines afin de fluidifier la gestion (donn\u00e9e carte vitale vers CPAM, transmission d\u2019une liasse fiscale au service des imp\u00f4ts\u2026).<\/i><\/p>\n<h2>Quelles sont les r\u00e8gles l\u00e9gales relatives \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures ?<\/h2>\n<p>\u00c9tablir une facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e soumet son \u00e9metteur \u00e0 certaines obligations r\u00e9glementaires. Au demeurant, la facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e sera obligatoire pour toutes les structures &#8211; publiques et priv\u00e9es &#8211; courant 2027.<\/p>\n<h3>L\u2019obligation de facturer \u00e9lectroniquement les organismes publics<\/h3>\n<p>Les entreprises qui r\u00e9alisent des prestations de services ou vendent des marchandises au profit d\u2019organismes publics doivent obligatoirement facturer par voie \u00e9lectronique.<\/p>\n<p>Afin de faciliter la transition des entreprises concern\u00e9es vers la facturation d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, l\u2019AIFE (agence pour l\u2019informatique financi\u00e8re de l\u2019Etat) a mis en place une plateforme d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la facturation: <a href=\"https:\/\/communaute.chorus-pro.gouv.fr\/emetteur-de-factures-electroniques\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Chorus-Pro<\/a> (rempla\u00e7ant actuellement l\u2019outil Chorus Factures). Cet outil gratuit permet notamment :<\/p>\n<ul>\n<li>d\u2019effectuer des d\u00e9p\u00f4ts et des saisies de factures ;<\/li>\n<li>d\u2019assurer leur suivi ;<\/li>\n<li>d\u2019ajouter des pi\u00e8ces compl\u00e9mentaires (RIB, IBAN, coordonn\u00e9es bancaires\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<h3>La facturation \u00e9lectronique entre entreprises priv\u00e9es<\/h3>\n<p>Concernant les relations commerciales inter-entreprises, l\u2019entreprise doit formaliser son acceptation de la facture \u00e9lectronique pour qu\u2019elle tienne lieu de facture d&rsquo;origine. Son paiement peut signifier tacitement cette acceptation.<\/p>\n<p>En tout \u00e9tat de cause, pour \u00eatre valable, la facture \u00e9lectronique doit pr\u00e9senter certaines caract\u00e9ristiques :<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><a href=\"https:\/\/www.economie.gouv.fr\/entreprises\/factures-mentions-obligatoires\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">les mentions obligatoires relatives aux factures<\/a> ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">une lisibilit\u00e9 correcte et l&rsquo;impossibilit\u00e9 d\u2019en modifier le contenu.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour garantir le contenu de la facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, plusieurs m\u00e9thodes peuvent \u00eatre utilis\u00e9es :<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">signature \u00e9lectronique de la facture ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">message structur\u00e9 selon une norme s\u00e9curis\u00e9e. EDI (Echange informatis\u00e9e de donn\u00e9es), interface PGI (progiciel de gestion = ERP), format XML, courriel avec la facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e au format PDF, t\u00e9l\u00e9copie&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si elle est pour le moment optionnelle, la facture \u00e9lectronique entre grandes entreprises sera obligatoire courant 2025, via les plateformes de d\u00e9mat\u00e9rialisation partenaires (ou PDP)<\/p>\n<h2>La d\u00e9mat\u00e9rialisation de facture : un syst\u00e8me \u00e9conomique et \u00e9cologique pour les entreprises<\/h2>\n<p>Le traitement des factures est per\u00e7u comme une contrainte chronophage sans valeur ajout\u00e9e entachant l&rsquo;exc\u00e9dent brut d\u2019exploitation.<\/p>\n<p>Qu\u2019il soit d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 ou traditionnel, le process de facturation au sein des entreprises est totalement rationalis\u00e9 afin notamment de<strong> r\u00e9duire les marges d\u2019erreur tout en limitant les co\u00fbts de traitement.<\/strong><\/p>\n<h3>Le co\u00fbt \u00e9cologique et \u00e9conomique de la facture papier<\/h3>\n<p>Concernant les factures papier, c&rsquo;est un process lourd avec un temps de traitement long de 14 jours en moyenne :<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\">\u00e9dition et impression de la facture en deux exemplaires ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">mise sous enveloppe ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">envoi du premier exemplaire<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">stockage du deuxi\u00e8me ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">r\u00e9ception de la facture par le client ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">enregistrement en comptabilit\u00e9 ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">processus de paiement \u00e0 l\u2019\u00e9ch\u00e9ance ;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\">archivage pendant 10 ans \u00e0 partir de la cl\u00f4ture de l\u2019exercice comptable.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ainsi, il est estim\u00e9 qu\u2019un salari\u00e9 peut traiter environ 6 000 factures papier \u00e0 l\u2019ann\u00e9e. Ce constat est relativement peu notamment pour les entreprises ayant recours massivement \u00e0 la sous-traitance.<\/p>\n<p>D\u00e8s lors, le co\u00fbt est non n\u00e9gligeable ! Il implique une masse salariale allou\u00e9e \u00e0 ces fins et des frais de stockage proportionnels au volume de facturation des entreprises. Selon l\u2019\u00e9tude BVA, le co\u00fbt unitaire d\u2019une facture papier (envoi, prix du papier, traitement, archivage&#8230;) est estim\u00e9 \u00e0 26 euros. Soit 17 euros \u00e0 la charge du client et 9 euros pour le fournisseur. Le passage \u00e0 la facture \u00e9lectronique a un impact sur <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/performance-operationnelle\/\">la performance op\u00e9rationnelle de l&rsquo;entreprise.<\/a><\/p>\n<p>Quant au bilan \u00e9cologique de la facturation papier, il porte sur la production du papier pesant sur les ph\u00e9nom\u00e8nes de d\u00e9forestation. En mati\u00e8re d\u2019\u00e9mission de CO2, la peine est double.<\/p>\n<h3>Quels impacts sur notre environnement ?<\/h3>\n<p>En plus de consommer une quantit\u00e9 importante d\u2019eau, <strong>la production du papier et son acheminement d\u00e9gagent des gaz \u00e0 effet de serre<\/strong>. \u00c0 l\u2019instar de la grande majorit\u00e9 des productions humaines. De plus, la consommation interm\u00e9diaire, \u00e0 savoir l\u2019arbre, est la principale forme de vie sur terre. Il assure un rapport exc\u00e9dentaire CO2\/dioxyg\u00e8ne consomm\u00e9, composante indispensable d\u2019un air respirable.<\/p>\n<p>Enfin, l\u2019humain \u00e9tant au coeur du process de saisie, les risques d\u2019erreurs augmentent proportionnellement au volume de facture. Si la r\u00e9paration d\u2019une erreur de paiement peut \u00eatre faite au moyen d\u2019un <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/recall-virement-annuler-virement\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">recall de virement<\/a>, les erreurs de saisie impactant la comptabilit\u00e9 peuvent \u00eatre plus difficiles \u00e0 d\u00e9celer avant la r\u00e9alisation des audits des commissaires aux comptes notamment. Il en d\u00e9coule d\u2019\u00e9ventuelles erreurs :<\/p>\n<ul>\n<li>sur les comptes de la TVA \u00e0 d\u00e9caisser (pour les entreprises au r\u00e9gime r\u00e9el normal) ;<\/li>\n<li>les calculs de tr\u00e9sorerie ;<\/li>\n<li>l\u2019ensemble des KPIs portant sur le cycle d\u2019exploitation de l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-49063016-28ba-457e-a4a4-e69cf9606721\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-49063016-28ba-457e-a4a4-e69cf9606721\" class=\"hs-cta-node hs-cta-49063016-28ba-457e-a4a4-e69cf9606721\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/span><\/span><\/p>\n<h3>Facture num\u00e9rique : une solution d\u2019avenir ?<\/h3>\n<p>Opter pour la facture num\u00e9rique permet de <strong>r\u00e9duire drastiquement leur co\u00fbt de gestion<\/strong>. On estime \u00e0 environ 40 centimes le co\u00fbt d\u2019une facture \u00e9lectronique, toutes \u00e9tapes de traitement comprises. Avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation, un salari\u00e9 peut traiter 90 000 factures \u00e9lectroniques \u00e0 l\u2019ann\u00e9e (contre 6 000 factures papier). Cela repr\u00e9sente une productivit\u00e9 multipli\u00e9e par 15 !<\/p>\n<p>En outre, la d\u00e9mat\u00e9rialisation permet de r\u00e9duire le temps de traitement par 5 et le co\u00fbt de traitement par 3.<\/p>\n<p>Cette forte augmentation de la productivit\u00e9 des op\u00e9rateurs de saisie comptable permet :<\/p>\n<ul>\n<li>de r\u00e9duire drastiquement les co\u00fbts de transaction entre entreprises ;<\/li>\n<li>d\u2019allouer les ressources humaines sur des t\u00e2ches \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e (contr\u00f4le de gestion, audit comptable..) tout en limitant la croissance de la masse salariale.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En effet, une <a href=\"https:\/\/idc.fr\/recherche\/etudes\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00e9tude de l\u2019IDC<\/a> estime que les services comptables consacrent 30% de leur temps \u00e0 de la saisie manuelle de factures fournisseurs. C\u2019est autant de temps lib\u00e9r\u00e9 pour des activit\u00e9s de conseil !<\/p>\n<p>Si les 30 milliards de factures envoy\u00e9es chaque ann\u00e9e en Europe \u00e9taient d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es, cela repr\u00e9senterait une \u00e9conomie de :<\/p>\n<ul>\n<li>12,6 millions d\u2019arbres ;<\/li>\n<li>13 milliards de litres d\u2019eau ;<\/li>\n<li>5,4 milliards de kWh.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>D\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs : une minimisation des risques de fraude<\/h2>\n<p>Sur le papier, la d\u00e9mat\u00e9rialisation semble pr\u00e9senter que des avantages. Mais pouss\u00e9e \u00e0 son paroxysme, l\u2019absence totale de v\u00e9rification humaine peut favoriser la survenance de cyber fraudes. En effet, \u00e0 trop se reposer sur la machine, les salari\u00e9s peuvent voir leur vigilance d\u00e9croitre. Cela peut devenir une porte ouverte \u00e0 certaines fraudes (<a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/fraude-au-faux-fournisseur-menace-entreprise\/\">fraude aux faux fournisseurs<\/a>, arnaque au RIB&#8230;). C\u2019est pourquoi il appara\u00eet opportun de doter l\u2019organisation d\u2019outils sp\u00e9cifiques de <span data-sheets-value=\"{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:&quot;protection contre la fraude au virement&quot;}\" data-sheets-userformat=\"{&quot;2&quot;:513,&quot;3&quot;:{&quot;1&quot;:0},&quot;12&quot;:0}\"><a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/solutions\/protection-fraude-au-virement\/\">protection contre la fraude au virement <\/a>comme Trustpair.<\/span><\/p>\n<p>Toutefois, en prenant l\u2019avanc\u00e9e dans sa globalit\u00e9, l\u2019av\u00e8nement de la <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/blog\/comment-mettre-en-place-la-facture-electronique\/\">facture \u00e9lectronique<\/a> permet de limiter les risques d\u2019escroqueries et les risques d\u2019erreur humaine. Plus tra\u00e7able, plus fiable, pouvant faire l\u2019objet d&rsquo;interpr\u00e9tations informatis\u00e9es, la facturation \u00e9lectronique peut \u00eatre envisag\u00e9e comme une excellente base sur laquelle il est possible de capitaliser pour renforcer les syst\u00e8mes de s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019entreprise et la <span data-sheets-value=\"{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:&quot;digitalisation des processus financiers&quot;}\" data-sheets-userformat=\"{&quot;2&quot;:513,&quot;3&quot;:{&quot;1&quot;:0},&quot;12&quot;:0}\"><a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/solutions\/digitalisation-processus-finance\/\">digitalisation des processus financier<\/a>s. <\/span>Au regard de ces avantages ind\u00e9niables, sous l\u2019impulsion des pouvoirs publics, la facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e s&rsquo;impose progressivement dans la vie des entreprises. Elle sera obligatoire pour les grandes entreprises en 2025.<\/p>\n<p>Vous souhaitez \u00e9viter le risque de fraude et ma\u00eetriser vos donn\u00e9es fournisseurs ? <a href=\"https:\/\/trustpair.fr\/demo\/\">Contactez un expert Trustpair !<\/a><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\" class=\"hs-cta-node hs-cta-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/5278241\/cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/5278241\/cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967.png\" alt=\"Nouveau call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(5278241, 'cdcede09-afbd-460d-8a89-428c76842967', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>T\u00e2che r\u00e9p\u00e9titive et chronophage peu valorisante, le traitement des factures en entreprise est pourtant indispensable. 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